Prompts para melhorar textos
Escolha o que está realmente falhando no seu rascunho, veja no exemplo como a frase muda e mande o prompt para a ferramenta — o seu texto entra logo depois. Dá para melhorar o texto inteiro ou tratar só o defeito que incomoda.
Clareza
Textos que a pessoa precisa ler duas vezes: deixar o texto mais claro cortando enchimento, encurtar as frases de quatro linhas e trocar o burocratês por português normal, explicando as siglas.
Tirar o enchimento
Cinco linhas de texto para uma linha de conteúdo.
Corta este texto em cerca de um terço: tira o enchimento, os rodeios do início e o que já foi dito. Mantém à letra factos, números, nomes e datas e não acrescentes nada de teu.
Aproveitamos para informar que, neste momento, nos encontramos a trabalhar na elaboração do relatório e prevemos concluí-lo, aproximadamente, até ao final desta semana.
Estamos a escrever o relatório: fica pronto na sexta.
Desfazer frases enormes
Uma frase de quatro linhas com três subordinadas.
Parte as frases longas em frases curtas: uma ideia por frase. Desfaz as subordinadas encaixadas sem mudar a ordem do raciocínio nem o sentido.
Tendo recebido o vosso email, no qual nos informam do atraso da entrega, e após análise da situação com a nossa equipa de logística, decidimos adiar a data de expedição, o que por este meio comunicamos.
Recebemos o vosso email sobre o atraso da entrega. Falámos com a equipa de logística. A data de expedição é adiada.
Do burocratês ao português normal
«Proceder ao envio» onde bastava «enviar».
Troca o burocratês e as fórmulas de repartição por palavras normais: «proceder ao envio» passa a «enviar» e «face ao acima exposto» passa a «por isso». Mantém factos, números e cortesia.
Face ao acima exposto, solicitamos que V. Exas. procedam ao envio da documentação necessária até ao dia 15 do corrente mês.
Por isso, enviem-nos os documentos até ao dia 15.
Explicar os termos técnicos
O texto vai para pessoas de fora da tua área.
Deixa o texto como está, mas explica os termos técnicos, as siglas e o jargão interno para que alguém de fora da área perceba. Em poucas palavras, entre parênteses ou num inciso, sem perder rigor.
Antes do lançamento montámos CI, pagámos a dívida técnica do módulo legacy e acrescentámos testes e2e.
Antes do lançamento montámos a integração contínua (a compilação e os testes passam a correr sozinhos), pusemos em ordem o módulo antigo e acrescentámos testes que percorrem a aplicação de ponta a ponta.
Tom
A mesma frase pode sair seca, pedindo desculpas ou exaltada. Aqui você muda o tom da mensagem: aproxima quem lê, tira os pedidos de desculpa automáticos e baixa a temperatura antes de enviar.
Tornar mais próximo
Um email que parece escrito por uma máquina.
Torna o texto mais caloroso e humano: uma saudação a sério, palavras normais em vez de fórmulas, respeito por quem lê. Sem excesso de confiança, sem emojis nem exclamações a mais, e sem mexer nos factos.
Informamos que o seu pedido foi processado. Deverá aguardar resposta de um especialista no prazo de três dias úteis.
Obrigado, recebemos o seu pedido e já o estamos a tratar. Um colega responde-lhe no prazo de três dias úteis, para este mesmo email.
Fora os pedidos de desculpa
«Desculpa incomodar, se calhar estou enganada, mas…»
Tira os pedidos de desculpa e os atenuantes do género «acho que», «se calhar», «se não for muito incómodo». Diz o mesmo de forma direta e segura, mas educada: um pedido continua a ser um pedido e não passa a ordem.
Desculpa incomodar! Se calhar estou enganada, mas parece-me que a fatura ainda não foi paga. Se não for muito incómodo, talvez pudesses ver quando tiveres um bocadinho?
Podes verificar a fatura, por favor? Do nosso lado continua por liquidar. Quando podemos contar com o pagamento?
Baixar o tom
Uma resposta escrita a quente que tem de sair serena.
Tira a irritação, a ironia e os juízos de valor e deixa os factos e o pedido. Tom calmo e neutro: uma reclamação deve ler-se como assunto de trabalho e não como discussão.
Estão a falar a sério? É a terceira vez que enviam o ficheiro errado. Alguém lê o que pedimos?
Em anexo vem outra vez o ficheiro errado: é o terceiro envio. Precisamos do relatório de agosto em XLSX. Pedimos que o enviem hoje.
Ordem e estrutura
Organizar as ideias na ordem em que elas são lidas: o essencial na primeira linha, o paredão dividido em parágrafos e a enumeração escondida no meio da frase virando lista com marcadores.
O essencial na primeira linha
A notícia está no último parágrafo e lê-se o primeiro.
Reorganiza o texto para que o essencial — a notícia, a decisão ou o pedido — fique na primeira frase e as explicações e os detalhes venham depois. Não cortes nada, muda só a ordem.
Estivemos muito tempo a ver o âmbito com o fornecedor, a comparar orçamentos e a analisar prazos, e havia várias hipóteses em cima da mesa. No fim, o lançamento passa para 20 de outubro.
O lançamento passa para 20 de outubro. Comparámos âmbito, orçamentos e prazos com o fornecedor e mais nenhuma hipótese cabe no calendário.
Dividir em parágrafos
Uma parede de texto onde o olhar não tem onde parar.
Divide o texto em parágrafos por assunto, de duas a três frases cada, e começa cada um com uma frase curta a dizer do que trata. Não mudes as palavras nem os factos e não cortes nada.
Atualizámos os planos, o básico passa a incluir exportação, os preços antigos mantêm-se até dezembro, quem paga ao ano leva um mês oferecido e o apoio ao cliente passa a funcionar 24 horas.
Novidades: o plano básico passa a incluir exportação. Preços: os antigos mantêm-se até dezembro e o pagamento anual leva um mês oferecido. Apoio ao cliente: passa a funcionar 24 horas.
A enumeração em lista
Cinco itens espremidos numa única frase com vírgulas.
Procura no texto as enumerações e os passos e passa-os a lista: um item por linha, todas as linhas a começar da mesma maneira. O resto deixa em texto corrido e não acrescentes itens novos.
Para a marcação precisa do Cartão de Cidadão, do NIF, de uma declaração da entidade patronal, de duas fotografias e do comprovativo de pagamento da taxa.
Para a marcação precisa de: • Cartão de Cidadão • NIF • declaração da entidade patronal • duas fotografias • comprovativo de pagamento da taxa
Limpeza do estilo
Revisar o estilo é enxergar o que o autor não vê: tirar as palavras repetidas, trocar o monte de substantivos por verbos e jogar fora os chavões que entram sozinhos em qualquer rascunho.
Cortar as repetições
A mesma palavra em cada frase e a ideia dita duas vezes.
Procura as repetições — a mesma palavra muito próxima, frases que dizem o mesmo, ideias já contadas — e deixa cada uma só uma vez. Onde a palavra tiver mesmo de voltar, escolhe um sinónimo.
O nosso serviço é um serviço prático para equipas. O serviço ajuda as equipas a trabalhar mais depressa, porque no serviço está tudo à mão.
O nosso serviço foi feito para equipas: está tudo à mão e o trabalho anda mais depressa.
Verbos em vez de nomes
«A realização de uma verificação» em vez de «verificamos».
Substitui os nomes de ação e a voz passiva por verbos ativos: «foi tomada a decisão» passa a «decidimos» e «procede-se à verificação» passa a «verificamos». Mantém o sentido e a cortesia.
Foi tomada a decisão quanto à realização de uma verificação, na sequência da qual se procederá à informação do cliente.
Decidimos fazer uma verificação e vamos dizer ao cliente o que encontrámos.
Deitar fora os chavões
«Empresa dinâmica e em franco crescimento» e outras frases vazias.
Retira os chavões e o enchimento publicitário: «empresa dinâmica e em franco crescimento», «acompanhamento personalizado», «vasta gama de serviços». Fica só com o que o texto diz mesmo e não inventes factos novos.
Empresa dinâmica e em franco crescimento, com acompanhamento personalizado para cada cliente, que oferece uma vasta gama de serviços: criação de sites, manutenção e publicidade.
Criamos sites, mantemo-los depois de publicados e tratamos da publicidade.
Conforme quem lê
O mesmo rascunho soa diferente para um colega, para um cliente e para o público aberto. Aqui ele se adapta ao leitor: sobe para e-mail de trabalho, vira resposta ao cliente ou fica pronto para publicar.
Subir a email de trabalho
Um rascunho de chat que agora vai para a chefia.
Transforma isto num email de trabalho: saudação, o assunto no primeiro parágrafo, um pedido concreto e um prazo no fim. Tira as abreviaturas de chat e mantém um tom calmo e respeitoso, sem burocratês.
olá! então o orçamento não dá, temos de cortar qq coisa. vês isso até ao fim da semana? depois já é tarde
Bom dia, o orçamento do projeto não fecha e vamos ter de cortar despesas. Pode rever as minhas alterações até sexta-feira? Mais tarde já não conseguimos aprovar os valores a tempo.
Resposta ao cliente
Um comentário interno que não pode sair assim.
Reescreve isto como resposta ao cliente: com educação, sem bastidores nem culpas, a reconhecer o problema e a dar uma solução e uma data. Mantém factos e números e não prometas nada que não esteja no texto.
Outra vez não leram as instruções. Configuraram as definições à maneira deles, mas pronto, corrigimos — hoje não, que temos lançamento.
Obrigado por nos escrever. Vemos que as definições não estão corretas e vamos corrigi-las do nosso lado. Hoje sai uma atualização, por isso tratamos disso amanhã e avisamos assim que estiver feito.
Pronto para publicar
Uma nota interna que vai para o blogue.
Prepara o texto para publicação: tira o jargão interno, os nomes dos colegas e os detalhes de trabalho que ninguém precisa de saber cá fora. Diz o que quem lê ganha com isto, mantém os factos e não faças disto um anúncio.
Foi para produção a correção do Tiago do ticket 412, a fila deixou de encravar acima de 500 rps, o QA validou.
Corrigimos os bloqueios com muita carga: o serviço aguenta agora mais de 500 pedidos por segundo sem a fila parar. A atualização já está disponível para todos.