Prompts para mejorar textos
Mejorar un texto empieza por saber qué falla de verdad en él. Aquí tienes un prompt para cada defecto concreto, con el ejemplo de cómo cambia la frase: aplica el que necesites y pega tu borrador justo detrás.
Claridad
Textos que hay que leer dos veces: quitar la paja, simplificar las frases de cuatro líneas, pasar el lenguaje administrativo a lenguaje llano y explicar al vuelo las siglas y los tecnicismos.
Quitar la paja
Cinco líneas de texto con una línea de contenido.
Recorta este texto alrededor de un tercio: elimina la paja, los rodeos del principio y lo que ya se ha dicho. Conserva literalmente los datos, las cifras, los nombres y las fechas, y no añadas nada tuyo.
Nos gustaría aprovechar la ocasión para comentarles que en estos momentos estamos trabajando en la elaboración del informe y que prevemos tenerlo finalizado aproximadamente a finales de esta semana.
Estamos redactando el informe y lo tendremos el viernes.
Deshacer frases kilométricas
Una frase de cuatro líneas con tres subordinadas.
Parte las frases largas en frases cortas: una idea por frase. Deshaz las subordinadas encadenadas y no cambies ni el orden de las ideas ni el significado.
Habiendo recibido su correo, en el que nos informan del retraso de la entrega, y tras analizar la situación con el equipo de logística, hemos tomado la decisión de trasladar la fecha de envío, lo que les comunicamos por la presente.
Hemos recibido su correo sobre el retraso de la entrega. Lo hemos revisado con el equipo de logística. La fecha de envío se traslada.
Del lenguaje administrativo al normal
«Proceder a la remisión» donde cabía «enviar».
Cambia el lenguaje administrativo y las fórmulas de oficina por palabras normales: «proceder a la remisión» pasa a «enviar», y «en virtud de lo anteriormente expuesto», a «por eso». Conserva los datos, las cifras y la cortesía.
En virtud de lo anteriormente expuesto, les rogamos procedan a la remisión de la documentación preceptiva con fecha límite del día 15 del presente mes.
Por eso les pedimos que nos envíen los documentos antes del día 15.
Explicar los tecnicismos
El texto va a gente de fuera de tu sector.
Deja el texto tal como está, pero explica los tecnicismos, las siglas y la jerga interna para que lo entienda alguien ajeno al sector. Hazlo en pocas palabras, entre paréntesis o en un inciso, sin perder precisión.
Antes del lanzamiento montamos CI, saldamos la deuda técnica del módulo legacy y añadimos pruebas e2e.
Antes del lanzamiento montamos la integración continua (la compilación y las pruebas se ejecutan solas), pusimos en orden el módulo antiguo y añadimos pruebas que recorren la aplicación de principio a fin.
Tono
Lo mismo dicho seco, pidiendo perdón o en caliente recibe tres respuestas distintas: cambiar el tono de un texto, sonar más cercano sin perder autoridad y suavizar un correo escrito con enfado.
Sonar más cercano
Un correo que parece escrito por una máquina.
Haz el texto más cálido y humano: un saludo de verdad, palabras normales en lugar de fórmulas, respeto por quien lee. Sin exceso de confianza, sin emojis ni exclamaciones de más, y sin tocar los datos.
Le comunicamos que su solicitud ha sido tramitada. Deberá esperar la respuesta de un especialista en un plazo de tres días hábiles.
Gracias, hemos recibido su solicitud y ya la estamos revisando. Un compañero le escribirá en un plazo de tres días hábiles, a este mismo correo.
Fuera las disculpas
«Perdona que te moleste, quizá me equivoque, pero…»
Quita las disculpas y los atenuantes del tipo «creo que», «quizá» o «si no es mucha molestia». Di lo mismo de forma directa y segura, pero educada: una petición tiene que seguir siendo una petición y no convertirse en una orden.
¡Perdona que te moleste! Quizá me equivoque, pero creo que la factura sigue sin pagarse. Si no es mucha molestia, ¿podrías mirarlo cuando tengas un rato?
¿Puedes revisar la factura, por favor? A nosotros nos sigue constando como pendiente. ¿Cuándo podemos esperar el pago?
Bajar la temperatura
Una respuesta escrita en caliente que debe salir serena.
Elimina el enfado, la ironía y los juicios, y deja los hechos y la petición. Mantén un tono tranquilo y neutro: una reclamación debe leerse como un asunto de trabajo y no como una discusión.
¿Es en serio? Es la tercera vez que enviáis el archivo equivocado. ¿Alguien lee lo que pedimos?
En el adjunto vuelve a venir el archivo equivocado: es el tercer intento. Necesitamos el informe de agosto en XLSX. Os pedimos que lo enviéis hoy.
Orden y estructura
Estructurar un texto es decidir el orden: lo importante en la primera línea y no en la tercera pantalla, el muro partido en párrafos y la enumeración interminable convertida en una lista.
Lo importante, en la primera línea
La noticia está en el último párrafo y se lee el primero.
Reordena el texto para que lo esencial —la noticia, la decisión o la petición— esté en la primera frase, y las explicaciones y los detalles vayan después. No elimines nada, cambia solo el orden.
Estuvimos mucho tiempo viendo el alcance con el proveedor, comparando presupuestos y revisando plazos, y había varias opciones sobre la mesa. Al final el lanzamiento se traslada al 20 de octubre.
El lanzamiento se traslada al 20 de octubre. Comparamos alcance, presupuestos y plazos con el proveedor y ninguna otra opción entra en el calendario.
Dividir en párrafos
Un muro de texto donde la vista no encuentra dónde parar.
Divide el texto en párrafos por temas, de dos o tres frases cada uno, y empieza cada uno con una frase corta que diga de qué va. No cambies las palabras ni los datos y no acortes nada.
Hemos actualizado las tarifas, la básica ya incluye exportación, los precios antiguos se mantienen hasta diciembre, si pagas al año regalamos un mes y además el soporte ya es de 24 horas.
Novedades: la tarifa básica ya incluye exportación. Precios: los antiguos se mantienen hasta diciembre y el pago anual lleva un mes de regalo. Soporte: ahora, 24 horas.
La enumeración, en lista
Cinco elementos apretados en una sola frase con comas.
Busca en el texto las enumeraciones y los pasos y sácalos en forma de lista: un elemento por línea y todas las líneas empezando igual. Deja el resto en prosa y no añadas elementos nuevos.
Para la cita necesita el DNI, el número de la Seguridad Social, un certificado de la empresa, dos fotos de carné y el justificante del pago de la tasa.
Para la cita necesita: • el DNI • el número de la Seguridad Social • un certificado de la empresa • dos fotos de carné • el justificante del pago de la tasa
Limpieza del estilo
Lo que quien escribe ya no ve y quien lee nota enseguida: eliminar las repeticiones de palabras, cambiar los sustantivos por verbos y tirar los tópicos que están ahí sin decir nada.
Cortar las repeticiones
La misma palabra en cada frase y la misma idea dos veces.
Busca las repeticiones —la misma palabra muy seguida, frases que dicen lo mismo, ideas ya contadas— y deja cada una una sola vez. Donde la palabra tenga que volver, usa un sinónimo.
Nuestro servicio es un servicio cómodo para equipos. El servicio ayuda a los equipos a trabajar más rápido porque en el servicio está todo a mano.
Nuestro servicio está hecho para equipos: lo tienen todo a mano y el trabajo avanza más rápido.
Verbos en vez de sustantivos
«Se procederá a la realización» donde bastaba «haremos».
Cambia los sustantivos de acción y la voz pasiva por verbos activos: «se tomó la decisión» pasa a «decidimos», y «se procede a la revisión», a «revisamos». Conserva el significado y la cortesía.
Se tomó la decisión de proceder a la realización de una revisión, de cuyo resultado se efectuará la debida comunicación al cliente.
Decidimos hacer una revisión y le contaremos al cliente qué hemos encontrado.
Tirar los tópicos
«Empresa líder en pleno crecimiento» y otras frases vacías.
Quita los tópicos y el relleno publicitario: «empresa líder en pleno crecimiento», «trato personalizado», «amplia gama de servicios». Deja solo lo que el texto dice de verdad y no inventes datos nuevos.
Empresa líder en pleno crecimiento, con trato personalizado para cada cliente, que ofrece una amplia gama de servicios: desarrollo web, mantenimiento y publicidad.
Hacemos páginas web, las mantenemos después de publicarlas y llevamos la publicidad.
Según quién lo lea
El mismo borrador suena distinto según quién abra el mensaje: adaptar un texto al destinatario, subirlo al registro de un correo de trabajo, servirlo como respuesta al cliente o dejarlo listo para publicar.
Subirlo a correo de trabajo
Un borrador de chat que ahora va a tu jefa.
Convierte esto en un correo de trabajo: saludo, el asunto en el primer párrafo, una petición concreta y un plazo al final. Fuera las abreviaturas de chat; tono llano y respetuoso, sin caer en lenguaje administrativo.
¡buenas! el presupuesto no sale, hay que recortar algo. lo miras antes del finde? luego ya es tarde
Buenos días: el presupuesto del proyecto no cuadra y tendremos que recortar gastos. ¿Puedes revisar mis cambios antes del viernes? Más tarde no llegaremos a aprobar las cifras.
Respuesta para el cliente
Un comentario interno que no se puede enviar tal cual.
Reescribe esto como respuesta al cliente: con educación, sin cocina interna ni reproches, reconociendo el problema y dando una solución y una fecha. Conserva los datos y las cifras y no prometas nada que no esté en el texto.
Otra vez no han leído el manual. Se han configurado mal los ajustes ellos solos, pero bueno, lo arreglamos, hoy no, que tenemos publicación.
Gracias por escribirnos. Vemos que los ajustes no están bien configurados y los corregiremos por nuestra parte. Hoy publicamos una actualización, así que lo haremos mañana y le avisaremos en cuanto esté.
Listo para publicar
Una nota interna que va al blog.
Deja el texto listo para publicar: fuera la jerga interna, los nombres de los compañeros y los detalles de trabajo que nadie necesita desde fuera. Explica qué gana quien lo lee, conserva los datos y no lo conviertas en un anuncio.
Subido a producción el fix de Álex del ticket 412, la cola ya no se atasca por encima de 500 rps, QA lo ha validado.
Hemos corregido los atascos con mucha carga: el servicio ya aguanta más de 500 peticiones por segundo sin que la cola se detenga. La actualización ya está disponible para todos.