Prompts voor de tekstverbeteraar
Tekst verbeteren begint bij wat er precies mis is. Kies de klacht, zie aan het voorbeeld hoe de zin verandert en stuur de prompt naar de tool — je eigen tekst komt er meteen achter, zonder dat je zelf hoeft te schrappen.
Helderheid
Voor tekst die je twee keer moet lezen: een tekst duidelijker maken door de vulling te schrappen, lange zinnen korter maken, ambtelijke taal omzetten naar gewone taal en vakjargon uitleggen.
Vulling eruit
Vijf regels tekst met één regel inhoud.
Maak deze tekst ongeveer een derde korter: schrap de vulling, de aanloopzinnen en wat er al staat. Laat alle feiten, cijfers, namen en data letterlijk staan en verzin er niets bij.
Wij willen van de gelegenheid gebruikmaken om te melden dat wij momenteel bezig zijn met het opstellen van de rapportage en voornemens zijn deze naar verwachting uiterlijk eind deze week af te ronden.
We schrijven aan het rapport en zijn vrijdag klaar.
Lange zinnen ontwarren
Eén zin van vier regels met drie bijzinnen.
Knip de lange zinnen op in korte: één gedachte per zin. Haal de gestapelde bijzinnen uit elkaar en laat zowel de volgorde als de betekenis ongemoeid.
Naar aanleiding van uw e-mail waarin u ons informeert over de vertraging van de levering hebben wij, na de situatie met onze afdeling logistiek te hebben besproken, besloten de verzenddatum te verplaatsen, hetgeen wij u hierbij mededelen.
We hebben uw e-mail over de vertraagde levering gekregen. We hebben het met logistiek besproken. De verzenddatum schuift op.
Ambtelijk naar gewone taal
„Overgaan tot toezending” waar „sturen” volstond.
Vervang ambtelijke taal en standaardformules door gewone woorden: „overgaan tot toezending” wordt „sturen”, „gelet op het vorenstaande” wordt „daarom”. Laat feiten, cijfers en beleefdheid staan.
Gelet op het vorenstaande verzoeken wij u over te gaan tot toezending van de benodigde bescheiden, uiterlijk op de 15e van deze maand.
Stuur ons de documenten daarom vóór de 15e.
Vakjargon uitleggen
De tekst gaat naar mensen buiten je vak.
Laat de tekst staan zoals hij is, maar leg vaktermen, afkortingen en intern jargon zo uit dat iemand buiten het vak het volgt. Kort, tussen haakjes of in een bijzin, zonder aan nauwkeurigheid in te boeten.
Voor de release hebben we CI opgezet, de techschuld in de legacy-module weggewerkt en e2e-tests toegevoegd.
Voor de release hebben we CI opgezet — bouwen en testen gaan nu vanzelf —, de oude module opgeruimd en tests toegevoegd die de hele applicatie van begin tot eind doorlopen.
Toon
Hetzelfde bericht kun je koel of kwaad opschrijven: hier past u de toon van een tekst aan, laat u een mail warmer klinken, schrapt u de overbodige excuses en haalt u de emotie uit een boze reactie.
Warmer laten klinken
Een mail die klinkt alsof een automaat hem schreef.
Maak de tekst warmer en menselijker: een echte aanhef, gewone woorden in plaats van standaardformules, respect voor de lezer. Geen amicale toon, geen emoji's, geen rijen uitroeptekens, en laat de feiten staan.
Hierbij delen wij u mede dat uw aanvraag is verwerkt. U dient de reactie van een medewerker binnen drie werkdagen af te wachten.
Dank u wel, uw aanvraag is binnen en we kijken ernaar. Een collega reageert binnen drie werkdagen, op ditzelfde adres.
Excuses schrappen
„Sorry dat ik stoor, ik kan me vergissen, maar…”
Haal de excuses en de verzachters weg: „ik denk”, „misschien”, „als het niet te veel moeite is”. Zeg hetzelfde direct en zelfverzekerd, maar beleefd: een verzoek blijft een verzoek en wordt geen bevel.
Sorry dat ik stoor! Ik kan me vergissen, maar volgens mij is de factuur nog steeds niet betaald. Als het niet te veel moeite is, kijk je er misschien naar als je tijd hebt?
Kun je de factuur nakijken? Bij ons staat hij nog open. Wanneer kunnen we de betaling verwachten?
Emotie eruit halen
Een antwoord dat je kwaad schreef en rustig moet versturen.
Haal de irritatie, het sarcasme en de oordelen eruit en houd de feiten en het verzoek over. Rustige, neutrale toon: een klacht moet zakelijk klinken en niet als ruzie.
Meen je dit nou? Voor de derde keer het verkeerde bestand. Leest iemand eigenlijk wat we vragen?
In de bijlage zit opnieuw het verkeerde bestand — dit is de derde keer. We hebben het rapport over augustus nodig als XLSX. Stuur het alsjeblieft vandaag.
Volgorde en opbouw
Een tekst beter structureren zodat de lezer niets hoeft te zoeken: de kern in de eerste regel zetten, een lap tekst in alinea's verdelen en de opsomming die in een zin verstopt zat onder elkaar zetten.
Kern in de eerste regel
Het nieuws staat in de laatste alinea; men leest de eerste.
Zet de tekst zo om dat de kern — het nieuws, het besluit of het verzoek — in de eerste zin staat, met de uitleg en de details erachter. Laat niets weg, verander alleen de volgorde.
We hebben lang met de leverancier over de scope gepraat, offertes vergeleken en naar de planning gekeken, er lagen meerdere varianten. Uiteindelijk schuift de lancering naar 20 oktober.
De lancering schuift naar 20 oktober. We hebben scope, offertes en planning met de leverancier vergeleken — anders halen we het niet.
In alinea's verdelen
Een lap tekst waar het oog nergens houvast vindt.
Verdeel de tekst in alinea's per onderwerp, van twee tot drie zinnen, en begin elke alinea met een korte zin die zegt waar hij over gaat. Verander de woorden en de feiten niet en kort niets in.
We hebben de pakketten aangepast, in het basispakket zit nu export, de oude prijzen gelden tot december, wie per jaar betaalt krijgt een maand cadeau en de support is nu dag en nacht bereikbaar.
Nieuw: in het basispakket zit nu export. Prijzen: de oude gelden tot december en wie per jaar betaalt krijgt een maand cadeau. Support: vanaf nu dag en nacht bereikbaar.
Opsomming als lijst
Vijf punten in één zin geperst met komma's.
Zoek de opsommingen en de stappen in de tekst en zet ze als lijst neer: één punt per regel, alle regels beginnen op dezelfde manier. Laat de rest lopende tekst en verzin geen nieuwe punten.
Voor de afspraak heeft u een identiteitsbewijs, uw BSN, een werkgeversverklaring, twee pasfoto's en het betaalbewijs van de leges nodig.
Voor de afspraak heeft u nodig: • een identiteitsbewijs • uw BSN • een werkgeversverklaring • twee pasfoto's • het betaalbewijs van de leges
Strak formuleren
Strakker formuleren wat de schrijver zelf niet meer ziet: herhaling wegstrepen, slappe naamwoorden vervangen door werkwoorden en clichés uit een tekst halen voordat de lezer ze begint te tellen.
Herhaling wegstrepen
Hetzelfde woord in elke zin en dezelfde gedachte twee keer.
Zoek de herhalingen — hetzelfde woord vlak na elkaar, zinnen die hetzelfde zeggen, punten die al gemaakt zijn — en houd er één van over. Waar het woord echt terug moet komen, kies een synoniem.
Onze dienst is een handige dienst voor teams. De dienst helpt teams sneller te werken, omdat in onze dienst alles bij de hand is.
Onze dienst is gemaakt voor teams: alles is bij de hand, dus het werk gaat sneller.
Werkwoorden in plaats van naamwoorden
„Het uitvoeren van een controle” in plaats van „we controleren”.
Vervang naamwoordstijl en lijdende vorm door actieve werkwoorden: „er is een besluit genomen” wordt „we hebben besloten”, „er vindt een controle plaats” wordt „we controleren”. Houd betekenis en beleefdheid intact.
Er is een besluit genomen omtrent het uitvoeren van een controle, waarna de informatievoorziening richting de klant zal plaatsvinden.
We hebben besloten een controle uit te voeren en we vertellen de klant wat daaruit komt.
Clichés eruit
„Dynamische, snelgroeiende organisatie” en andere holle frasen.
Haal de clichés en de reclamevulling eruit: „dynamische, snelgroeiende organisatie”, „persoonlijke aanpak”, „breed pakket aan diensten”. Houd alleen wat de tekst echt zegt en verzin geen nieuwe feiten.
Een dynamische, snelgroeiende organisatie met een persoonlijke aanpak voor elke klant biedt u een breed pakket aan diensten: websites bouwen, onderhoud en advertenties.
Wij bouwen websites, onderhouden ze na de lancering en verzorgen de advertenties.
Voor wie het bedoeld is
Hetzelfde concept klinkt anders voor een collega dan voor een klant: tekst aanpassen aan je doelgroep, een notitie optillen naar een zakelijke mail en een antwoord publiceerbaar maken.
Optillen naar een zakelijke mail
Een chatberichtje dat nu naar je leidinggevende gaat.
Maak hier een zakelijke mail van: aanhef, de kern in de eerste alinea, een concreet verzoek en een termijn aan het eind. Haal de chatafkortingen eruit en houd de toon rustig en respectvol, zonder ambtelijke taal.
hoi! budget klopt niet, we moeten ergens snijden. kijk jij er even naar voor het weekend? anders is het te laat
Goedemiddag, het projectbudget klopt niet en we zullen kosten moeten schrappen. Kun je mijn wijzigingen voor vrijdag doornemen? Later krijgen we de begroting niet meer op tijd goedgekeurd.
Antwoord aan de klant
Een interne opmerking die zo niet de deur uit kan.
Herschrijf dit als antwoord aan de klant: beleefd, zonder interne keuken en zonder verwijten, met erkenning van het probleem, een oplossing en een datum. Houd de feiten en cijfers aan en beloof niets wat er niet staat.
Ze hebben de handleiding weer niet gelezen. Hebben zelf de instellingen verkeerd gezet, maar goed, wij fixen het — vandaag niet, we hebben een release.
Bedankt voor uw bericht. We zien dat de instellingen niet goed staan en we zetten ze aan onze kant recht. Vandaag gaat er bij ons een update uit, dus we doen het morgen en laten het u meteen weten.
Klaar om te publiceren
Een interne notitie die naar het blog gaat.
Maak de tekst publicatieklaar: haal het interne jargon, de namen van collega's en de werkdetails eruit die niemand van buiten nodig heeft. Zeg wat de lezer eraan heeft, houd de feiten en maak er geen reclame van.
Fix van Sander uit ticket 412 staat op productie, de queue loopt niet meer vast boven 500 rps, QA heeft het goedgekeurd.
We hebben het vastlopen bij zware belasting verholpen: de dienst verwerkt nu meer dan 500 verzoeken per seconde zonder dat de wachtrij stilvalt. De update staat voor iedereen klaar.