Prompt per migliorare un testo
Migliorare un testo è quasi sempre togliere, non aggiungere. Scegli che cosa non va davvero nella tua bozza, guarda nell'esempio come cambia la frase e manda il prompt allo strumento: il tuo testo va subito dopo.
Chiarezza
Testi da rileggere due volte: si tolgono le parole di riempimento, si accorciano le frasi lunghe quattro righe, si traduce il burocratese in italiano semplice e si sciolgono le sigle mai spiegate.
Togliere il superfluo
Cinque righe di testo per una riga di contenuto.
Accorcia questo testo di circa un terzo: togli il superfluo, i giri di parole iniziali e ciò che è già stato detto. Lascia intatti fatti, cifre, nomi e date e non aggiungere nulla di tuo.
Cogliamo l'occasione per segnalarvi che al momento siamo impegnati nella predisposizione della relazione e prevediamo di completarla orientativamente entro la fine di questa settimana.
Stiamo scrivendo la relazione: sarà pronta venerdì.
Sciogliere i periodi lunghi
Un periodo di quattro righe con tre subordinate.
Spezza i periodi lunghi in frasi brevi: un'idea per frase. Sciogli le subordinate incastrate senza cambiare né l'ordine del ragionamento né il significato.
Avendo ricevuto la vostra email con cui ci informate del ritardo della consegna e avendo valutato la situazione con il nostro reparto logistica, abbiamo deciso di spostare la data di spedizione, il che vi comunichiamo.
Abbiamo ricevuto la vostra email sul ritardo della consegna. Ne abbiamo parlato con il reparto logistica. La data di spedizione slitta.
Dal burocratese all'italiano
«Procedere alla trasmissione» dove bastava «inviare».
Sostituisci il burocratese e le formule d'ufficio con parole normali: «procedere alla trasmissione» diventa «inviare», «in relazione a quanto sopra» diventa «perciò». Lascia intatti fatti, cifre e cortesia.
In relazione a quanto sopra esposto, Vi invitiamo a voler procedere alla trasmissione della documentazione richiesta entro e non oltre il 15 del mese corrente.
Vi chiediamo perciò di inviarci i documenti entro il 15.
Spiegare i termini tecnici
Il testo va a persone fuori dal tuo settore.
Lascia il testo com'è, ma spiega termini tecnici, sigle e gergo interno in modo che li capisca anche chi è fuori dal settore. Poche parole, tra parentesi o in un inciso, senza perdere precisione.
Prima del rilascio abbiamo configurato la CI, ripagato il debito tecnico del modulo legacy e aggiunto i test e2e.
Prima della pubblicazione abbiamo configurato la CI (compilazione e test che partono da soli), rimesso in ordine il vecchio modulo e aggiunto test che percorrono l'applicazione da un capo all'altro.
Tono
La stessa cosa cambia tono e cambia la risposta: una email resa più cordiale, le scuse continue tolte da ogni riga e un messaggio scritto a caldo riportato a una temperatura normale.
Renderlo più caldo
Una mail che sembra scritta da un distributore automatico.
Rendi il testo più caldo e umano: un saluto vero, parole normali al posto delle formule, rispetto per chi legge. Senza confidenza eccessiva, senza emoji né file di punti esclamativi, e senza toccare i fatti.
Si comunica che la Sua richiesta è stata evasa. Attendere il riscontro di un operatore entro tre giorni lavorativi.
Grazie, abbiamo ricevuto la Sua richiesta e ce ne stiamo occupando. Un collega Le risponderà entro tre giorni lavorativi, a questo stesso indirizzo.
Via le scuse
«Scusa il disturbo, forse sbaglio, però…»
Togli le scuse e gli attenuanti tipo «mi sembra», «forse», «se non ti è di disturbo». Di' la stessa cosa in modo diretto e sicuro, ma cortese: una richiesta deve restare una richiesta e non diventare un ordine.
Scusa il disturbo! Forse sbaglio, però mi sembra che la fattura non sia ancora stata pagata. Se non ti è di disturbo, magari ci dai un'occhiata quando hai tempo?
Puoi controllare la fattura, per favore? Da noi risulta ancora da saldare. Quando possiamo aspettarci il pagamento?
Abbassare i toni
Una risposta scritta a caldo che deve partire pacata.
Togli irritazione, ironia e giudizi e lascia i fatti e la richiesta. Tono calmo e neutro: un reclamo deve leggersi come una questione di lavoro e non come un litigio.
Ma dico, sul serio? È la terza volta che mandate il file sbagliato. Qualcuno legge quello che chiediamo?
In allegato c'è di nuovo il file sbagliato: è il terzo invio. Ci serve il report di agosto in formato XLSX. Vi chiediamo di mandarlo oggi.
Ordine e struttura
Strutturare un testo perché arrivi: l'informazione principale nella prima riga, il muro di testo diviso in capoversi leggibili e l'elenco nascosto dentro una frase messo finalmente in colonna.
La notizia in prima riga
Il punto sta nell'ultimo capoverso, si legge il primo.
Riordina il testo in modo che la cosa principale — la notizia, la decisione o la richiesta — stia nella prima frase, e spiegazioni e dettagli vengano dopo. Non togliere nulla, cambia solo l'ordine.
Abbiamo discusso a lungo il perimetro con il fornitore, confrontato i preventivi e valutato i tempi, e le opzioni sul tavolo erano diverse. Alla fine il lancio slitta al 20 ottobre.
Il lancio slitta al 20 ottobre. Con il fornitore abbiamo confrontato perimetro, preventivi e tempi: nessun'altra strada sta nel calendario.
Dividere in capoversi
Un muro di testo in cui l'occhio non trova un appiglio.
Dividi il testo in capoversi per argomento, due o tre frasi ciascuno, e apri ognuno con una frase breve che dica di che cosa parla. Non cambiare le parole né i fatti e non accorciare nulla.
Abbiamo rivisto i piani, in quello base ora c'è l'export, i prezzi vecchi restano fino a dicembre, con il pagamento annuale regaliamo un mese e l'assistenza ora è attiva 24 ore su 24.
Novità: nel piano base ora c'è l'export. Prezzi: i vecchi restano fino a dicembre e il pagamento annuale vale un mese in regalo. Assistenza: ora attiva 24 ore su 24.
L'elenco diventa elenco
Cinque voci schiacciate in un'unica frase con le virgole.
Trova nel testo gli elenchi e i passaggi e mettili in lista: una voce per riga, tutte le righe che iniziano allo stesso modo. Il resto lascialo in forma discorsiva e non aggiungere voci nuove.
Per l'appuntamento servono la carta d'identità, il codice fiscale, un'attestazione del datore di lavoro, due fototessere e la ricevuta del pagamento del bollo.
Per l'appuntamento servono: • la carta d'identità • il codice fiscale • un'attestazione del datore di lavoro • due fototessere • la ricevuta del pagamento del bollo
Pulizia dello stile
Quello che chi scrive non vede e chi legge sì: eliminare le ripetizioni di parole, sostituire i sostantivi pesanti con verbi normali e buttare i luoghi comuni che riempiono senza dire nulla.
Tagliare le ripetizioni
La stessa parola in ogni frase e il concetto detto due volte.
Trova le ripetizioni — la stessa parola a poca distanza, frasi che dicono la stessa cosa, concetti già espressi — e lasciane una sola. Dove la parola deve tornare, scegli un sinonimo.
Il nostro servizio è un servizio comodo per i team. Il servizio aiuta i team a lavorare più in fretta, perché nel servizio è tutto a portata di mano.
Il nostro servizio è pensato per i team: è tutto a portata di mano, così il lavoro va più spedito.
Verbi al posto dei nomi
«L'effettuazione di una verifica» invece di «verifichiamo».
Sostituisci i nomi d'azione e il passivo con verbi attivi: «è stata presa la decisione» diventa «abbiamo deciso», «si procede alla verifica» diventa «verifichiamo». Mantieni significato e cortesia.
È stata presa la decisione in merito all'effettuazione di una verifica, all'esito della quale si procederà all'informativa al committente.
Abbiamo deciso di fare una verifica e diremo al committente che cosa è emerso.
Buttare i luoghi comuni
«Azienda dinamica e in forte crescita» e altre frasi vuote.
Elimina i luoghi comuni e il riempitivo pubblicitario: «azienda dinamica e in forte crescita», «approccio su misura», «ampia gamma di servizi». Tieni solo quello che il testo dice davvero e non inventare fatti nuovi.
Azienda dinamica e in forte crescita, con un approccio su misura per ogni cliente, che offre un'ampia gamma di servizi: sviluppo di siti, manutenzione e pubblicità.
Realizziamo siti, ce ne occupiamo dopo la pubblicazione e curiamo la pubblicità.
In base a chi legge
La stessa bozza va adattata a chi legge: diventa una email di lavoro per un collega, una risposta misurata al cliente oppure un testo pronto per la pubblicazione sulla pagina del sito.
Portarlo a email di lavoro
Una bozza da chat che ora va al responsabile.
Trasforma questo in un'email di lavoro: saluto, il punto nel primo capoverso, una richiesta precisa e una scadenza alla fine. Togli le abbreviazioni da chat e tieni un tono pacato e rispettoso, senza burocratese.
ciao! allora il budget non torna, bisogna tagliare. dai un'occhiata entro fine settimana? poi è tardi
Buongiorno, il budget del progetto non torna e dovremo tagliare delle spese. Puoi rivedere le mie modifiche entro venerdì? Più avanti non faremo in tempo ad approvare il preventivo.
Risposta al cliente
Un commento interno che così non si può mandare.
Riscrivi questo come risposta al cliente: con cortesia, senza retroscena né rimproveri, riconoscendo il problema e indicando una soluzione e una data. Mantieni fatti e cifre e non promettere nulla che non sia già nel testo.
Non hanno letto le istruzioni un'altra volta. Le impostazioni se le sono sbagliate da soli, va be', sistemiamo noi — oggi no, abbiamo il rilascio.
Grazie per averci scritto. Vediamo che le impostazioni non sono corrette e le sistemiamo noi. Oggi pubblichiamo un aggiornamento, quindi ce ne occupiamo domani e Le scriviamo appena fatto.
Pronto per la pubblicazione
Una nota interna che finisce sul blog.
Prepara il testo per la pubblicazione: togli il gergo interno, i nomi dei colleghi e i dettagli di lavoro che fuori non servono a nessuno. Spiega che cosa ne ricava chi legge, tieni i fatti e non trasformarlo in pubblicità.
Andato in produzione il fix di Luca sul ticket 412, la coda non si blocca più sopra i 500 rps, il QA ha dato l'ok.
Abbiamo risolto i blocchi sotto carico elevato: il servizio regge ora più di 500 richieste al secondo senza che la coda si fermi. L'aggiornamento è già disponibile per tutti.