Prompts für die Textverbesserung
Einen Text verbessern lassen, ohne ihn neu zu erfinden: Suchen Sie aus, was am Entwurf wirklich stört, sehen Sie am Beispiel, wie sich der Satz verändert, und schicken Sie den Prompt ins Werkzeug. Ihr eigener Text kommt direkt dahinter.
Verständlichkeit
Texte, die man zweimal lesen muss: den Text verständlicher machen, Schachtelsätze auflösen und kürzen, Amtsdeutsch in einfache Sprache übersetzen und Fachbegriffe beim ersten Auftreten erklären.
Luft rauslassen
Fünf Zeilen Text, in denen eine Zeile Inhalt steckt.
Kürze diesen Text um etwa ein Drittel: Streiche Floskeln, Anlaufsätze und doppelt Gesagtes. Alle Fakten, Zahlen, Namen und Termine bleiben wörtlich stehen, erfinde nichts dazu.
An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass wir derzeit mit der Erstellung des Berichts befasst sind und beabsichtigen, diesen voraussichtlich bis Ende der Woche abzuschließen.
Wir schreiben am Bericht und sind Freitag fertig.
Schachtelsätze auflösen
Ein Satz über vier Zeilen mit drei Nebensätzen.
Zerlege die langen Sätze in kurze: ein Gedanke pro Satz. Löse die verschachtelten Nebensätze auf, lass Reihenfolge und Inhalt aber unverändert.
Nachdem wir Ihre E-Mail, in der Sie uns über die Verzögerung der Lieferung informieren, erhalten und den Sachverhalt mit unserer Logistik abgestimmt haben, haben wir uns entschieden, den Versandtermin zu verschieben.
Wir haben Ihre E-Mail zur verzögerten Lieferung erhalten. Wir haben den Fall mit der Logistik besprochen. Der Versandtermin verschiebt sich.
Amtsdeutsch in normale Sprache
„Inanspruchnahme“ da, wo „nutzen“ gereicht hätte.
Ersetze Behördendeutsch und Formelsprache durch normale Wörter: „Inanspruchnahme“ wird „nutzen“, „in Anbetracht des Vorgenannten“ wird „deshalb“. Fakten, Zahlen und Höflichkeit bleiben.
In Anbetracht des Vorgenannten bitten wir Sie um Übersendung der erforderlichen Unterlagen bis spätestens zum 15. des laufenden Monats.
Bitte schicken Sie uns die Unterlagen deshalb bis zum 15.
Fachbegriffe erklären
Der Text geht an Leute außerhalb Ihres Fachs.
Lass den Text, wie er ist, aber erkläre Fachbegriffe, Abkürzungen und internes Vokabular so, dass auch Fachfremde folgen können. Kurz, in Klammern oder in einem Nebensatz, ohne an Genauigkeit zu verlieren.
Vor dem Release haben wir CI aufgesetzt, die technischen Schulden im Legacy-Modul abgebaut und E2E-Tests ergänzt.
Vor der Veröffentlichung haben wir CI eingerichtet — Bauen und Testen laufen jetzt automatisch —, das alte Modul aufgeräumt und Tests ergänzt, die die Anwendung von Anfang bis Ende durchspielen.
Ton
Dieselbe Nachricht bekommt drei verschiedene Antworten, je nach Tonfall: die Mail freundlicher formulieren, die ständigen Entschuldigungen streichen und aus einer wütenden Antwort die Emotionen herausnehmen.
Wärmer klingen
Eine Mail, die klingt, als hätte sie ein Automat geschrieben.
Schreib den Text wärmer und menschlicher: echte Anrede, normale Wörter statt Formelsprache, Respekt vor den Lesenden. Ohne Kumpelton, ohne Emojis, ohne Ausrufezeichen-Ketten, und die Fakten bleiben.
Wir teilen Ihnen mit, dass Ihre Anfrage bearbeitet wurde. Die Rückmeldung eines Mitarbeiters erfolgt innerhalb von drei Werktagen.
Danke für Ihre Anfrage — wir kümmern uns darum. Eine Kollegin oder ein Kollege meldet sich innerhalb von drei Werktagen bei Ihnen, an dieselbe Adresse.
Entschuldigungen streichen
„Entschuldigen Sie die Störung, vielleicht irre ich mich …“
Streiche Entschuldigungen und Weichmacher wie „ich glaube“, „vielleicht“, „wenn es Ihnen keine Umstände macht“. Sag dasselbe direkt und selbstbewusst, aber höflich: Eine Bitte bleibt eine Bitte und wird kein Befehl.
Entschuldigen Sie die Störung! Vielleicht irre ich mich, aber ich glaube, die Rechnung ist noch offen. Wenn es Ihnen keine Umstände macht, schauen Sie vielleicht mal danach, wenn Sie Zeit haben?
Bitte prüfen Sie die Rechnung: Bei uns ist sie noch als offen verbucht. Wann können wir mit der Zahlung rechnen?
Emotionen rausnehmen
Eine im Ärger geschriebene Antwort, die sachlich rausgehen soll.
Nimm Ärger, Sarkasmus und Bewertungen heraus und lass Fakten und Bitte stehen. Der Ton bleibt ruhig und sachlich: Eine Reklamation soll nach Geschäft klingen und nicht nach Streit.
Ist das Ihr Ernst? Zum dritten Mal die falsche Datei. Liest eigentlich irgendjemand, worum wir bitten?
Im Anhang ist erneut die falsche Datei — das ist der dritte Versuch. Wir brauchen den Bericht für August als XLSX. Bitte senden Sie ihn uns heute.
Aufbau und Reihenfolge
Erst die Reihenfolge, dann die Wörter: den Text neu strukturieren, die Kernaussage in die erste Zeile setzen, die Textwand in Absätze gliedern und die Aufzählung untereinander stellen.
Die Hauptsache nach vorn
Die Nachricht steht im letzten Absatz, gelesen wird der erste.
Stell den Text so um, dass die Hauptsache — Nachricht, Entscheidung oder Bitte — im ersten Satz steht und Begründung und Details danach kommen. Lass nichts weg, ändere nur die Reihenfolge.
Wir haben lange mit dem Dienstleister über den Umfang gesprochen, Angebote verglichen und Termine geprüft, es gab mehrere Varianten. Im Ergebnis verschiebt sich der Start auf den 20. Oktober.
Der Start verschiebt sich auf den 20. Oktober. Wir haben Umfang, Angebote und Termine mit dem Dienstleister verglichen — anders ist es zeitlich nicht zu schaffen.
In Absätze gliedern
Eine Textwand, in der das Auge keinen Halt findet.
Gliedere den Text in Absätze nach Themen, je zwei bis drei Sätze, und beginne jeden mit einem kurzen Hinweis, worum es darin geht. Wortlaut und Fakten bleiben, kürze nichts.
Wir haben die Tarife überarbeitet, im Basistarif gibt es jetzt Export, die alten Preise gelten bis Dezember, bei Jahreszahlung schenken wir einen Monat, und der Support ist jetzt rund um die Uhr da.
Neu: Der Basistarif enthält jetzt den Export. Preise: Die alten gelten bis Dezember, bei Jahreszahlung gibt es einen Monat geschenkt. Support: ab sofort rund um die Uhr.
Aufzählung als Liste
Fünf Punkte, mit Kommas in einen Satz gequetscht.
Such die Aufzählungen und Arbeitsschritte im Text und stell sie als Liste dar: ein Punkt pro Zeile, alle Zeilen gleich beginnend. Den Rest lass als Fließtext und erfinde keine neuen Punkte.
Für die Anmeldung brauchen Sie Personalausweis, Steuer-ID, eine Bescheinigung des Arbeitgebers, zwei Passfotos und den Beleg über die gezahlte Gebühr.
Für die Anmeldung brauchen Sie: • Personalausweis • Steuer-ID • Bescheinigung des Arbeitgebers • zwei Passfotos • Beleg über die gezahlte Gebühr
Saubere Formulierungen
Was der Autorin nicht auffällt und den Lesenden sofort: Wortwiederholungen vermeiden, blassen Nominalstil in Verben umwandeln und leere Floskeln aus einem Bewerbungstext streichen.
Wiederholungen streichen
Dasselbe Wort in jedem Satz, derselbe Gedanke zweimal.
Finde die Wiederholungen — gleiche Wörter dicht beieinander, gleichbedeutende Formulierungen, zweimal Gesagtes — und lass jedes davon einmal stehen. Wo ein Wort wirklich wiederkommen muss, nimm ein Synonym.
Unser Service ist ein praktischer Service für Teams. Der Service hilft Teams, schneller zu arbeiten, weil im Service alles griffbereit ist.
Unser Service ist für Teams gemacht: Alles ist griffbereit, deshalb geht die Arbeit schneller.
Verben statt Nominalstil
„Die Durchführung einer Prüfung“ statt „wir prüfen“.
Ersetze Nominalstil und Passiv durch aktive Verben: „es wurde die Entscheidung getroffen“ wird „wir haben entschieden“, „es erfolgt eine Prüfung“ wird „wir prüfen“. Inhalt und Höflichkeit bleiben.
Es wurde die Entscheidung zur Durchführung einer Prüfung getroffen, über deren Ergebnis eine Information des Auftraggebers erfolgen wird.
Wir haben entschieden zu prüfen und sagen dem Auftraggeber, was dabei herauskommt.
Floskeln rauswerfen
„Dynamisch wachsendes Unternehmen“ und ähnliche Leerformeln.
Wirf Werbefloskeln und Leerformeln raus: „dynamisch wachsendes Unternehmen“, „individuelle Lösungen“, „breites Leistungsspektrum“. Behalte nur, was im Text tatsächlich steht, und erfinde keine neuen Fakten.
Ein dynamisch wachsendes Unternehmen mit individuellen Lösungen für jeden Kunden bietet Ihnen ein breites Leistungsspektrum: Webentwicklung, Betreuung und Werbung.
Wir bauen Websites, betreuen sie nach dem Start und kümmern uns um die Werbung.
Für wen es bestimmt ist
Derselbe Entwurf klingt anders für Kollegin, Kunden und Publikum: den Text professionell formulieren, ihn auf das Niveau einer Geschäftsmail heben und den Beitrag vor der Veröffentlichung feinschleifen.
Auf Geschäftsmail-Niveau
Ein Chat-Entwurf, der jetzt an die Chefin geht.
Mach daraus eine Geschäftsmail: Anrede, die Sache im ersten Absatz, eine konkrete Bitte und eine Frist am Schluss. Chat-Kürzel fliegen raus, der Ton bleibt sachlich und respektvoll, aber ohne Amtsdeutsch.
hi! also das budget geht nicht auf, wir müssen was streichen. schaust du bis ende der woche drüber? sonst wirds zu spät
Guten Tag, das Projektbudget geht nicht auf, wir müssen Kosten streichen. Könnten Sie meine Änderungen bis Freitag durchsehen? Später bekommen wir die Kalkulation nicht mehr rechtzeitig freigegeben.
Antwort an den Kunden
Eine interne Bemerkung, die so nicht rausgehen darf.
Schreib das als Antwort an den Kunden: höflich, ohne Interna und ohne Schuldzuweisung, mit Anerkennung des Problems, einer Lösung und einem Termin. Fakten und Zahlen bleiben, versprich nichts, was nicht im Text steht.
Die haben die Anleitung schon wieder nicht gelesen. Haben sich die Einstellungen selbst verkonfiguriert, aber gut, wir richten das — heute nicht, wir haben Release.
Danke für Ihre Nachricht. Wir sehen, dass die Einstellungen nicht richtig gesetzt sind, und korrigieren das von unserer Seite. Heute geht bei uns ein Release raus, deshalb machen wir es morgen und melden uns sofort danach.
Fertig für die Veröffentlichung
Eine interne Notiz soll in den Blog.
Mach den Text veröffentlichungsreif: internes Vokabular, Namen von Mitarbeitenden und Arbeitsdetails, die nach außen niemand braucht, fliegen raus. Sag, was es den Lesenden bringt, behalte die Fakten und mach keine Werbung daraus.
Alex' Fix aus Ticket 412 ist auf Prod, die Queue hängt sich ab 500 rps nicht mehr auf, QA hat abgenommen.
Wir haben die Aussetzer bei hoher Last behoben: Der Dienst verarbeitet jetzt mehr als 500 Anfragen pro Sekunde, ohne dass sich die Warteschlange aufstaut. Das Update ist für alle verfügbar.