Prompts de e-mail: um briefing pronto para cada caso
Dezesseis briefings para entregar direto ao gerador de e-mails. Cada um já diz para quem a mensagem vai, o que ela precisa conseguir e em que tom escrever: troque os nomes, aplique e envie. Serve tanto para o e-mail de trabalho quanto para o pedido formal.
Correspondência de trabalho
Como escrever um e-mail profissional nas quatro situações de sempre: pedir uma ajuda ao colega, recusar sem estragar a relação, cobrar resposta com educação e mandar o status do projeto para a gestora.
Pedir algo a um colega
Um pedido claro, com prazo e motivo, para não parar no fim da caixa de entrada.
Escreva um e-mail para a Camila, do financeiro: preciso das notas fiscais dos fornecedores do terceiro trimestre até sexta, senão não fechamos o trimestre. Ofereça-se para buscar os arquivos se estiverem espalhados em várias pastas.
Assunto: Notas dos fornecedores do 3º trimestre — até sexta?Olá, Camila,você consegue me enviar as notas fiscais dos fornecedores do terceiro trimestre até sexta? Sem elas não fechamos o trimestre no prazo.Se estiverem espalhadas em várias pastas, me diga onde e eu mesmo separo.Obrigado, Bruno
Recusar com educação
Dizer não a uma tarefa ou reunião sem pedir desculpas três vezes e sem fechar a porta.
Escreva uma resposta recusando o convite para entrar em um novo grupo de trabalho. Este mês tenho um lançamento e não consigo assumir, mas em duas semanas posso revisar o rascunho deles. Cordial e curto.
Assunto: Re: Grupo de trabalhoOlá, Rafael,obrigado por ter me chamado. Neste mês não vai dar: o lançamento toma todo o meu tempo e participar pela metade não ajudaria ninguém.Em duas semanas leio o rascunho com prazer e mando meus comentários.Abraço, Bruno
Cobrar uma resposta
O segundo e-mail: educado no tom e direto no assunto, a decisão continua pendente.
Escreva uma cobrança para um cliente que há dez dias não responde à minha proposta. Repita a única decisão que preciso dele, dê uma data e deixe espaço para ele dizer com tranquilidade que o projeto foi adiado.
Assunto: Retomando a proposta de 3 de setembroPrezado Sr. Tavares,volto à proposta que enviei em 3 de setembro: preciso apenas de um sim ou não sobre começarmos em outubro.Se o prazo mudou aí, pode me dizer sem cerimônia — seguro a vaga na agenda até sexta-feira.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Status do projeto para a gestora
Um informe semanal que começa pelo risco e pela decisão pendente, em vez de escondê-los.
Escreva o informe semanal do projeto para a minha gestora: a migração está no prazo, os testes estão dois dias atrasados por causa do fornecedor e preciso de uma decisão sobre a licença adicional até quarta. Fatos, sem enrolação.
Assunto: Migração — informe da semana 24Olá, Beatriz,a migração segue no prazo, a data do dia 30 está mantida. Os testes estão dois dias atrasados após a demora do fornecedor, por enquanto sem impacto na entrada em produção.Preciso de uma decisão sua: a licença adicional, até quarta-feira, ou os testes invadem a semana do lançamento.O detalhe está no documento do projeto; na terça posso percorrê-lo com você.Atenciosamente, Bruno
Clientes e vendas
O primeiro e-mail de prospecção, o follow-up depois da reunião que transforma conversa em acordo e a mensagem para cobrar um cliente inadimplente sem perder o cliente no caminho.
Primeiro e-mail para um cliente
Um contato frio que recebe resposta: uma observação pertinente, uma proposta e um pedido pequeno.
Escreva um primeiro e-mail para a gerente de marketing de uma loja online de porte médio. Para uma loja do mesmo tamanho, reduzimos em 40% o tempo de processamento das trocas e devoluções. Peça 15 minutos na semana que vem. Sem jargão, menos de 120 palavras.
Assunto: Processamento de devoluções na NortownPrezada Sra. Prado,para uma loja do porte da Nortown reduzimos em 40% o tempo de processamento das devoluções: mesma plataforma, mesmo pico de Black Friday.A senhora teria 15 minutos na semana que vem para avaliarmos se o mesmo ajuste serve aí?Se preferir, envio o resumo em uma página e a senhora analisa com calma.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Resumo depois da reunião
O e-mail que transforma uma boa conversa em compromisso escrito, no mesmo dia.
Escreva o e-mail seguinte à primeira reunião com um cliente novo: resuma o problema como ele mesmo descreveu, o que me comprometi a enviar e até quando, e confirme a próxima call no dia 12 às 10h.
Assunto: Resumo da nossa reunião de 5 de marçoPrezado Sr. Tavares,obrigado pelo tempo de hoje. Entendi o seguinte: ativar um cliente leva três semanas e a maior parte disso é digitação manual de dados.Até quinta envio a proposta com o escopo e duas referências; o senhor confirma o orçamento com a Carla.A próxima call fica no dia 12 às 10h — me corrija se algum ponto acima estiver errado.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Cobrar uma nota em atraso
Firme no dinheiro e cuidadoso na relação, com os dados que o financeiro precisa para pagar.
Escreva uma cobrança da nota fiscal 2041, de R$ 24.800, vencida há 14 dias. Peça a confirmação de uma data de pagamento ainda esta semana, diga que a segunda etapa está parada até a compensação e ofereça reenviar o boleto a quem aprova.
Assunto: Nota fiscal 2041 — 14 dias em atrasoPrezada Sra. Lima,a nota fiscal 2041, no valor de R$ 24.800,00, venceu em 20 de fevereiro e continua em aberto em nosso sistema.A senhora consegue confirmar uma data de pagamento ainda esta semana? A segunda etapa está parada até a compensação.Se estiver travada na aprovação, me diga com quem falar que reenvio o boleto e a nota direto para essa pessoa.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Busca de emprego
Da candidatura à saída: uma carta de apresentação para a vaga, o agradecimento depois da entrevista de emprego e o pedido de demissão escrito para não queimar ponte nenhuma.
Carta de apresentação
Três parágrafos curtos ligando a sua experiência real a esta vaga específica, não a qualquer uma.
Escreva a carta de apresentação para uma vaga de analista de dados sênior em uma fintech. Seis anos em análise de pagamentos, reconstruí a camada de relatórios de uma startup com SQL e dbt. Explique por que esta empresa em particular, três parágrafos curtos.
Assunto: Candidatura à vaga de analista de dados sêniorPrezada Sra. Duarte,escrevo para me candidatar à vaga de analista de dados sênior. Há seis anos trabalho com análise de pagamentos e, no último ano, reconstruí a camada de relatórios da Paylane com SQL e dbt.Na Finwise, o que me atrai é a mudança para relatórios em autosserviço: exatamente o problema que resolvi painel a painel no ano passado.Meu currículo está em anexo e fico à disposição para uma conversa.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Agradecer após a entrevista
Na mesma noite: obrigado, a resposta que você quer completar e um sinal claro de que continua interessado.
Escreva um e-mail de agradecimento na noite da entrevista final. Retome a pergunta sobre métricas de ativação que respondi mal, acrescente o número que não lembrei e confirme que sigo muito interessado na vaga.
Assunto: Obrigado pela entrevista de hojePrezada Sra. Duarte,obrigado pela conversa de hoje. A discussão sobre o roteiro de relatórios foi a hora mais proveitosa da minha semana.Um complemento: sobre métricas de ativação, o número que não lembrei era 38% de ativação na primeira semana — depois chegamos a 52%.Sigo muito interessado na vaga e fico à disposição para qualquer outra dúvida.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Pedido de demissão
Aviso prévio cumprido, sem mágoas e com a passagem de bastão oferecida: a versão que dá para encaminhar ao RH.
Escreva um pedido de demissão para a minha gestora: último dia daqui a trinta dias de aviso prévio, me ofereço para documentar o processo de relatórios e passar as tarefas em aberto, e agradeço por três bons anos. Curto e neutro.
Assunto: Pedido de demissãoOlá, Beatriz,venho comunicar formalmente meu pedido de demissão. Cumprindo o aviso prévio de trinta dias, meu último dia será 30 de abril; entrego a carta assinada hoje mesmo.Até lá, vou documentar o processo de relatórios e repassar as tarefas em aberto — me diga como prefere dividi-las.Obrigado por estes três anos, aprendi muito com o time.Atenciosamente, Bruno
E-mails difíceis
As mensagens que ninguém quer redigir: um e-mail de desculpas por um erro já cometido, uma reclamação com pedido de reembolso e a má notícia dada de um jeito que a relação sobreviva.
Pedir desculpas por um erro
Assumir na primeira linha, corrigir na segunda e não se justificar por um parágrafo inteiro.
Escreva um pedido de desculpas a uma cliente: no relatório do mês passado trocamos os números por região e ela apresentou o material ao conselho da empresa. Explique o que houve, diga que o arquivo corrigido está em anexo e o que mudamos para não repetir.
Assunto: Relatório de fevereiro corrigido — minhas desculpasPrezada Sra. Lima,no relatório de fevereiro trocamos os números por região. Peço desculpas, ainda mais sabendo que a senhora o levou ao conselho.O arquivo corrigido está em anexo: os totais não mudam, apenas a divisão entre Sudeste e Sul.Passamos a fazer uma segunda conferência antes de qualquer envio ao cliente. Se ajudar, explico a correção ao conselho pessoalmente.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Reclamação e pedido de reembolso
Datas, número do pedido, o que deu errado e o que você exige: o e-mail com que o atendimento consegue agir.
Escreva uma reclamação para uma loja online: pedido A-77213, o suporte para notebook chegou trincado e o atendimento pediu que eu devolvesse por minha conta. Exijo a troca ou o reembolso de R$ 649 em até 10 dias. Firme, com fatos, sem grosseria.
Assunto: Pedido A-77213 — produto avariado, solicito reembolsoPrezados,o pedido A-77213 chegou em 4 de março com a base do suporte trincada; as fotos seguiram na minha primeira mensagem, em 5 de março.A resposta de vocês pede que eu devolva o produto por minha conta. Tratando-se de avaria no transporte, esse custo não é meu.Solicito a troca do produto ou o reembolso de R$ 649,00 em até 10 dias, conforme o Código de Defesa do Consumidor.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Dar uma má notícia
Um atraso, um cancelamento ou um não: dito cedo, dito com clareza e com o próximo passo junto.
Escreva a um cliente explicando que o lançamento passa de 30 de abril para 21 de maio porque a integração de pagamentos não passou nos testes de carga. Assuma a responsabilidade pelo prazo, apresente o novo plano e ofereça uma call esta semana.
Assunto: Lançamento adiado para 21 de maioPrezado Sr. Tavares,prefiro avisar cedo: o lançamento passa de 30 de abril para 21 de maio. A integração de pagamentos não passou nos testes de carga, e publicá-la assim colocaria pedidos reais em risco.A correção já está dimensionada e em andamento; o restante do desenvolvimento está pronto e no ambiente de homologação.Na quarta ou na quinta posso percorrer o novo cronograma com o senhor, como preferir.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Pessoal e burocracia
Fora do trabalho o tom muda: um obrigado que soa sincero, uma carta formal para banco ou órgão público que costuma ser respondida e um convite de evento que as pessoas confirmam.
Agradecer de verdade
Por uma indicação, uma apresentação ou um favor: específico o bastante para não parecer modelo pronto.
Escreva um agradecimento para uma ex-colega que me indicou para uma vaga que acabei de conseguir. Diga o que a indicação dela de fato possibilitou e ofereça ajuda em troca. Pessoal, sem formalidade.
Assunto: Consegui a vaga — obrigado a vocêOi, Juliana,assinei a proposta hoje de manhã. Sem a sua indicação, sinceramente, ninguém teria aberto o meu currículo.A gerente do time disse que foi o seu recado que levou minha inscrição para o topo da pilha.Se um dia precisar que eu fale com alguém ou te ajude em algo, é só chamar: fico devendo essa.Obrigado de verdade, Bruno
Pedido a um banco ou órgão
Um pedido formal com o número da conta, o período e o prazo de que quem atende precisa para resolver.
Escreva um e-mail formal para o meu banco: solicito o informe de juros pagos do financiamento imobiliário referente a 2025, conta terminada em 4471, em PDF para este endereço e até 10 de abril, para a declaração do Imposto de Renda. Educado e preciso.
Assunto: Solicitação do informe de juros pagos em 2025Prezados,solicito o informe dos juros pagos no financiamento imobiliário referente ao ano-calendário de 2025, da conta terminada em 4471.Um PDF enviado para este endereço já resolve. Preciso do documento até 10 de abril, para a declaração do Imposto de Renda.Caso precisem de algum dado adicional, me avisem que envio no mesmo dia.Atenciosamente, Bruno Carvalho
Convite para um evento
Quem, onde, quando e o que levar: um convite que se responde em uma linha.
Escreva um convite para os amigos para a festa de casa nova no sábado, 12 de abril, a partir das 19h: informal, crianças bem-vindas, sem presentes, quem quiser leva algo para a mesa. Peça resposta até quarta para eu calcular a comida.
Assunto: Casa nova — sábado, dia 12Oi, pessoal!Finalmente desmontamos as caixas: vamos comemorar a casa nova no sábado, 12 de abril, a partir das 19h, na Rua das Acácias, 7.É bem informal, crianças são bem-vindas e não precisa presente — quem quiser, leva algo para a mesa.Me avisem até quarta-feira para eu saber para quantas pessoas cozinhar.Um abraço, Bruno e Marina