E-Mail-Prompts: ein fertiger Brief für jeden Anlass
Sechzehn Briefings, mit denen Sie eine E-Mail schreiben lassen, ohne selbst anzufangen. In jedem steht schon, an wen die Mail geht, was sie erreichen soll und in welchem Ton sie geschrieben wird. Namen anpassen, übernehmen, senden.
Berufliche Korrespondenz
Der tägliche Posteingang: eine berufliche Mail höflich formulieren, eine Kollegin um etwas bitten, an eine unbeantwortete E-Mail erinnern und den Statusbericht an die Führungskraft schreiben.
Eine Kollegin um etwas bitten
Eine klare Bitte mit Frist und Begründung — so landet sie nicht ganz unten im Postfach.
Schreibe eine E-Mail an Frau Berger aus der Buchhaltung: Ich brauche die Lieferantenrechnungen des dritten Quartals bis Freitag, sonst können wir das Quartal nicht abschließen. Biete an, die Unterlagen selbst zusammenzusuchen.
Betreff: Lieferantenrechnungen Q3 — bis Freitag?Hallo Frau Berger,könnten Sie mir die Lieferantenrechnungen aus dem dritten Quartal bis Freitag schicken? Ohne sie bekommen wir den Quartalsabschluss nicht fertig.Wenn die Belege über mehrere Ordner verteilt sind, sagen Sie mir kurz wo — ich suche sie selbst zusammen.Viele Grüße, Jonas Weber
Höflich absagen
Eine Aufgabe oder einen Termin ablehnen, ohne sich lange zu entschuldigen und ohne die Tür zuzuschlagen.
Schreibe eine Absage auf die Einladung, in einer neuen Arbeitsgruppe mitzuarbeiten. Diesen Monat läuft mein Launch, ich schaffe es nicht, könnte aber in zwei Wochen den Entwurf gegenlesen. Freundlich und kurz.
Betreff: Re: Arbeitsgruppe ProzesseHallo Herr Neumann,vielen Dank für die Einladung. Diesen Monat schaffe ich es leider nicht — der Launch bindet mich vollständig, und halb dabei zu sein wäre niemandem geholfen.In zwei Wochen lese ich den Entwurf gern gegen und schicke Ihnen meine Anmerkungen.Viele Grüße, Jonas Weber
An eine unbeantwortete Mail erinnern
Das zweite Schreiben: höflich im Ton, unmissverständlich darin, dass Sie noch auf eine Entscheidung warten.
Schreibe eine Erinnerung an einen Kunden, der seit zehn Tagen nicht auf mein Angebot antwortet. Wiederhole die eine Entscheidung, die ich brauche, nenne ein Datum und lass ihm die Möglichkeit, das Projekt in Ruhe zu verschieben.
Betreff: Nachfrage zu unserem Angebot vom 3. SeptemberSehr geehrter Herr Schneider,ich komme noch einmal auf unser Angebot vom 3. September zurück — es fehlt nur Ihre Zu- oder Absage zum Start im Oktober.Sollte sich der Zeitplan bei Ihnen verschoben haben, sagen Sie mir das gern offen: Den Termin halte ich bis Freitag frei.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Statusbericht an die Führungskraft
Ein Wochenbericht, der mit dem Risiko und der offenen Entscheidung beginnt, statt beides zu verstecken.
Schreibe einen wöchentlichen Projektbericht an meine Chefin: Die Migration liegt im Plan, die Tests hängen wegen eines Dienstleisters zwei Tage hinterher, bis Mittwoch brauche ich eine Entscheidung zur zusätzlichen Lizenz. Sachlich, gegliedert.
Betreff: Migration — Statusbericht KW 24Sehr geehrte Frau Dr. Hoffmann,die Migration liegt im Plan, der Termin zum 30. steht. Die Tests hängen nach der Verzögerung beim Dienstleister zwei Tage zurück, auf den Go-live wirkt sich das bislang nicht aus.Eine Entscheidung brauche ich von Ihnen: die zusätzliche Lizenz, bis Mittwoch — sonst rutschen die Tests in die Launch-Woche.Die Details stehen im Projektdokument, am Dienstag gehe ich sie gern mit Ihnen durch.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Kunden und Vertrieb
Vertrieb in Briefform: einen Kunden per E-Mail kalt anschreiben, nach dem Termin das Protokoll schicken und eine freundliche Zahlungserinnerung bei überfälliger Rechnung aufsetzen.
Erstansprache eines Kunden
Eine Kaltakquise-Mail, die beantwortet wird: eine passende Beobachtung, ein Angebot, eine kleine Bitte.
Schreibe eine Erstansprache an die Marketingleiterin eines mittelgroßen Onlineshops. Einem Shop dieser Größe haben wir die Bearbeitungszeit von Retouren um 40% gesenkt. Bitte um 15 Minuten nächste Woche. Keine Floskeln, unter 120 Wörter.
Betreff: Retourenbearbeitung bei NordlichtSehr geehrte Frau Klein,einem Shop in der Größe von Nordlicht haben wir die Bearbeitungszeit von Retouren um 40% gesenkt — gleiches Shopsystem, gleicher Andrang im Weihnachtsgeschäft.Hätten Sie nächste Woche 15 Minuten, um zu prüfen, ob derselbe Ansatz bei Ihnen trägt?Falls nicht, schicke ich Ihnen die Auswertung gern als einseitige Übersicht.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Protokoll nach dem Termin
Die E-Mail, die aus einem guten Gespräch am selben Tag eine schriftliche Vereinbarung macht.
Schreibe eine Nachfass-Mail nach dem ersten Termin mit einem neuen Kunden: Fasse zusammen, wie er sein Problem geschildert hat, was ich bis wann schicke, und bestätige den nächsten Termin am 12. um 10:00 Uhr.
Betreff: Zusammenfassung unseres Gesprächs vom 5. MärzSehr geehrter Herr Wagner,vielen Dank für das Gespräch. So habe ich es verstanden: Das Onboarding dauert drei Wochen, der größte Teil davon geht für manuelle Dateneingabe drauf.Bis Donnerstag schicke ich Ihnen das Angebot mit Leistungsumfang und zwei Referenzen; Sie klären das Budget mit Frau Kern.Unser nächster Termin steht am 12. um 10:00 Uhr — korrigieren Sie mich, falls oben etwas nicht stimmt.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Zahlungserinnerung schreiben
In der Sache bestimmt, im Ton verbindlich — mit allen Angaben, die eine Buchhaltung zum Zahlen braucht.
Schreibe eine Zahlungserinnerung zur Rechnung 2041 über 4.800 €, fällig vor 14 Tagen. Bitte um ein Zahlungsdatum in dieser Woche, weise darauf hin, dass die zweite Phase bis zum Zahlungseingang ruht, und biete an, die Unterlagen erneut zu schicken.
Betreff: Rechnung 2041 — 14 Tage überfälligSehr geehrte Frau Brandt,die Rechnung 2041 über 4.800 € war am 20. Februar fällig und ist bei uns weiterhin als offen verbucht.Könnten Sie mir in dieser Woche ein Zahlungsdatum nennen? Die zweite Projektphase ruht bis zum Zahlungseingang.Falls die Rechnung in der Freigabe hängt, nennen Sie mir die zuständige Stelle — ich schicke die Unterlagen direkt dorthin.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Bewerbung und Karriere
Vom Anschreiben für die Bewerbung über die Dankesmail nach dem Vorstellungsgespräch bis zur Kündigung als Arbeitnehmer, freundlich formuliert und ohne abgebrochene Brücken.
Anschreiben für die Bewerbung
Drei kurze Absätze, die Ihre tatsächliche Erfahrung mit genau dieser Stellenausschreibung verbinden.
Schreibe ein Anschreiben für die Stelle als Senior Data Analyst bei einem Fintech. Sechs Jahre Zahlungsanalytik, Reporting-Stack eines Start-ups mit SQL und dbt aufgebaut. Begründe, warum genau dieses Unternehmen, drei kurze Absätze.
Betreff: Bewerbung als Senior Data AnalystSehr geehrte Frau Dr. Albers,hiermit bewerbe ich mich auf die Stelle als Senior Data Analyst. Seit sechs Jahren arbeite ich in der Zahlungsanalytik, zuletzt habe ich bei Paylane den Reporting-Stack auf SQL und dbt neu aufgebaut.An Finwise reizt mich der Weg zum Self-Service-Reporting — genau die Aufgabe, die ich im vergangenen Jahr Dashboard für Dashboard gelöst habe.Meine vollständigen Unterlagen finden Sie im Anhang; über ein Gespräch würde ich mich sehr freuen.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Danke nach dem Vorstellungsgespräch
Am selben Abend: Dank, die eine Antwort, die Sie nachschärfen wollen, und ein klares Signal für die Stelle.
Schreibe eine Dankesmail am Abend nach dem letzten Vorstellungsgespräch. Greife die Frage zu den Onboarding-Kennzahlen auf, die ich schwach beantwortet habe, ergänze die Zahl, die mir nicht einfiel, und bekräftige mein Interesse.
Betreff: Vielen Dank für das GesprächSehr geehrte Frau Dr. Albers,vielen Dank für das heutige Gespräch. Der Austausch über Ihre Reporting-Roadmap war die aufschlussreichste Stunde meiner Woche.Eine Ergänzung: Bei den Onboarding-Kennzahlen fiel mir die Zahl nicht ein — die Aktivierung in Woche eins lag bei 38%, wir haben sie später auf 52% gebracht.An der Position bin ich unverändert sehr interessiert und beantworte offene Fragen gern.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Kündigung schreiben
Fristgerecht, ohne Vorwürfe und mit Übergabeangebot — die Fassung, die Sie der Personalabteilung weiterleiten können.
Schreibe eine Kündigung an meine Chefin: fristgerecht zum 30. April, ich dokumentiere den Reporting-Prozess und übergebe offene Aufgaben, und ich bedanke mich für drei gute Jahre. Kurz und sachlich.
Betreff: Kündigung zum 30. AprilSehr geehrte Frau Dr. Hoffmann,hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgerecht zum 30. April. Das unterschriebene Schreiben lege ich Ihnen heute noch vor.Bis dahin dokumentiere ich den Reporting-Prozess und übergebe die offenen Aufgaben — sagen Sie mir gern, wie Sie die Aufteilung wünschen.Für die vergangenen drei Jahre bedanke ich mich herzlich; ich habe hier viel gelernt.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Unangenehme E-Mails
Die Mails, die man aufschiebt: sich für einen Fehler per E-Mail entschuldigen, eine Reklamation mit Forderung nach Rückerstattung schreiben und eine schlechte Nachricht schonend überbringen.
Für einen Fehler entschuldigen
Im ersten Satz einstehen, im zweiten die Korrektur nennen — und sich nicht absatzlang rechtfertigen.
Schreibe eine Entschuldigung an eine Kundin: Im Bericht des letzten Monats haben wir die Regionszahlen vertauscht, und sie hat ihn ihrem Vorstand vorgelegt. Erkläre, was passiert ist, nenne die korrigierte Fassung im Anhang und was wir geändert haben.
Betreff: Korrigierter Februarbericht — mit einer EntschuldigungSehr geehrte Frau Brandt,im Februarbericht waren die Regionszahlen vertauscht. Das tut mir aufrichtig leid, zumal Sie den Bericht Ihrem Vorstand vorgelegt haben.Die korrigierte Fassung finden Sie im Anhang: Die Gesamtsummen bleiben unverändert, abweichend sind nur Nord und West.Vor jedem Kundendokument steht bei uns ab sofort ein zweites Korrektorat. Wenn es hilft, erläutere ich die Korrektur Ihrem Vorstand persönlich.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Reklamation und Rückerstattung
Datum, Bestellnummer, Mangel und Forderung — die Mail, mit der der Kundenservice arbeiten kann.
Schreibe eine Reklamation an einen Onlineshop: Bestellung A-77213, der Laptopständer kam mit einem Riss an, der Support verlangt eine Rücksendung auf meine Kosten. Ich fordere Ersatz oder die Erstattung von 129 € binnen 14 Tagen. Bestimmt, sachlich, nicht unhöflich.
Betreff: Bestellung A-77213 — beschädigte Ware, Erstattung gefordertSehr geehrte Damen und Herren,die Bestellung A-77213 erreichte mich am 4. März mit einem Riss quer über den Fuß des Laptopständers; Fotos lagen meiner ersten Nachricht vom 5. März bei.Ihre Antwort verlangt eine Rücksendung auf meine Kosten. Bei einem Transportschaden ist das nicht meine Sache.Ich fordere Sie auf, bis zum 24. März Ersatz zu liefern oder die 129 € zu erstatten.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Eine schlechte Nachricht überbringen
Verzögerung, Absage oder Nein — früh gesagt, klar gesagt und mit dem nächsten Schritt im selben Schreiben.
Schreibe an einen Kunden, dass der Launch vom 30. April auf den 21. Mai rutscht, weil die Zahlungsanbindung den Lasttest nicht bestanden hat. Übernimm die Verantwortung für den Termin, nenne den neuen Plan und biete diese Woche ein Gespräch an.
Betreff: Launch verschiebt sich auf den 21. MaiSehr geehrter Herr Wagner,ich sage es Ihnen lieber früh: Der Launch verschiebt sich vom 30. April auf den 21. Mai. Die Zahlungsanbindung hat den Lasttest nicht bestanden, und so live zu gehen hieße, echte Bestellungen zu riskieren.Die Nacharbeit ist bewertet und läuft; der übrige Funktionsumfang ist fertig und liegt auf der Testumgebung.Am Mittwoch oder Donnerstag gehe ich den überarbeiteten Plan gern mit Ihnen durch.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Privates und Behörden
Außerhalb der Arbeit: ein Dankesschreiben, das nicht nach Vorlage klingt, eine formelle Anfrage an Bank oder Behörde und die Einladung zur Geburtstagsfeier, die per Mail verschickt wird.
Sich richtig bedanken
Für eine Empfehlung, eine Vermittlung oder einen Gefallen — konkret genug, dass es keine Vorlage sein kann.
Schreibe eine Dankesmail an eine frühere Kollegin, die mich für eine Stelle empfohlen hat — die Zusage habe ich inzwischen. Sag, was ihre Empfehlung tatsächlich bewirkt hat, und biete Hilfe im Gegenzug an. Persönlich, ohne Floskeln.
Betreff: Ich habe die Zusage — danke dirLiebe Katrin,heute Morgen habe ich unterschrieben. Ohne deine Empfehlung hätte meine Bewerbung dort vermutlich niemand geöffnet.Die Teamleiterin hat selbst gesagt, dass dein Wort die Unterlagen nach oben gespült hat.Wenn ich dir irgendwann jemanden empfehlen oder etwas abnehmen kann: sehr gern, ich stehe in deiner Schuld.Herzlichen Dank und viele Grüße, Jonas
Anfrage an Bank oder Amt
Eine formelle Anfrage mit Kontonummer, Zeitraum und Frist — alles, was der Sachbearbeiter zum Bearbeiten braucht.
Schreibe eine formelle E-Mail an meine Bank: Ich bitte um die Steuerbescheinigung über die 2025 gezahlten Zinsen, Konto endet auf 4471, als PDF an diese Adresse, bis zum 10. April für die Steuererklärung. Höflich und präzise.
Betreff: Bitte um Steuerbescheinigung für 2025Sehr geehrte Damen und Herren,ich bitte Sie um die Bescheinigung über die im Jahr 2025 gezahlten Darlehenszinsen zum Konto mit der Endung 4471.Ein PDF an diese Adresse genügt. Ich benötige die Bescheinigung bis zum 10. April für meine Steuererklärung.Sollten Sie weitere Angaben von mir benötigen, teilen Sie mir das bitte kurz mit.Mit freundlichen Grüßen, Jonas Weber
Einladung zu einer Feier
Wer, wo, wann und was mitbringen — eine Einladung, die man mit einer Zeile beantworten kann.
Schreibe eine Einladung an Freunde zur Einweihungsfeier am Samstag, den 12. April, ab 18 Uhr: leger, Kinder willkommen, keine Geschenke, wer mag, bringt etwas zu essen mit. Bitte um Rückmeldung bis Mittwoch wegen der Planung.
Betreff: Einweihungsfeier am Samstag, 12. AprilLiebe alle,die Kisten sind endlich ausgepackt: Wir feiern am Samstag, den 12. April, ab 18 Uhr in der neuen Wohnung in der Lindenstraße 7 ein.Ganz leger, Kinder sind willkommen, Geschenke braucht es nicht — wer mag, bringt etwas zu essen mit.Sagt mir bitte bis Mittwoch Bescheid, dann weiß ich, für wie viele ich koche.Liebe Grüße, Jonas und Sarah