E-mailprompts: een kant-en-klare briefing per situatie
Zestien briefings voor wie een e-mail moet schrijven en niet weet hoe te beginnen. In elke briefing staat al voor wie de mail is, wat die moet bereiken en in welke toon: namen aanpassen, toepassen, versturen.
Zakelijke correspondentie
De dagelijkse zakelijke e-mail aan collega's en leveranciers: iets vragen, netjes nee zeggen in een mail, een herinnering sturen als niemand reageert en de voortgang doorgeven aan je leidinggevende.
Een collega om iets vragen
Een duidelijk verzoek met deadline en reden, zodat het niet onderop de stapel belandt.
Schrijf een mail aan Sanne van de financiële administratie: ik heb de leveranciersfacturen van het derde kwartaal vrijdag nodig, anders krijgen we het kwartaal niet dicht. Bied aan ze zelf te verzamelen als ze over meerdere mappen verspreid staan.
Onderwerp: Leveranciersfacturen Q3 — lukt vrijdag?Hoi Sanne,kun je me de leveranciersfacturen van het derde kwartaal vrijdag sturen? Zonder die facturen krijgen we het kwartaal niet op tijd dicht.Staan ze verspreid over meerdere mappen, zeg dan even waar — dan zoek ik ze zelf bij elkaar.Dank je, Thomas
Netjes nee zeggen
Een taak of overleg afwijzen zonder je drie keer te verontschuldigen en zonder de deur dicht te doen.
Schrijf een antwoord waarin ik de uitnodiging voor een nieuwe werkgroep afsla. Deze maand heb ik een livegang en lukt het niet, maar over twee weken kan ik hun concept nalezen. Vriendelijk en kort.
Onderwerp: Re: Werkgroep processenHoi Joost,dank dat je aan me dacht. Deze maand ga ik het niet redden: de livegang vraagt al mijn tijd en half meedoen helpt niemand.Over twee weken lees ik het concept graag na en stuur ik mijn opmerkingen.Met vriendelijke groet, Thomas
Herinneren aan een onbeantwoorde mail
De tweede mail: vriendelijk van toon, helder in de boodschap — je wacht nog steeds op een besluit.
Schrijf een herinnering aan een klant die al tien dagen niet op mijn offerte reageert. Herhaal het ene besluit dat ik nodig heb, noem een datum en geef hem de ruimte om te zeggen dat het project wordt uitgesteld.
Onderwerp: Terugkoppeling op onze offerte van 3 septemberGeachte heer Jansen,ik kom nog even terug op de offerte van 3 september: ik heb alleen een ja of nee nodig over de start in oktober.Is de planning bij u opgeschoven, zeg dat gerust — ik houd de plek in de planning tot vrijdag vrij.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Voortgang melden aan je leidinggevende
Een weekupdate die begint met het risico en het openstaande besluit, in plaats van beide te verstoppen.
Schrijf de wekelijkse projectupdate voor mijn leidinggevende: de migratie ligt op schema, het testen loopt twee dagen achter door de leverancier en ik heb woensdag een besluit nodig over de extra licentie. Feitelijk en overzichtelijk.
Onderwerp: Migratie — update week 24Hoi Marieke,de migratie ligt op schema, de datum van de 30e staat. Het testen loopt twee dagen achter na de vertraging bij de leverancier; op de livegang heeft dat nog geen effect.Van jou heb ik één besluit nodig: de extra licentie, uiterlijk woensdag, anders schuift het testen de livegangweek in.De details staan in het projectdocument; dinsdag loop ik het graag met je door.Met vriendelijke groet, Thomas
Klanten en verkoop
Het eerste contact leggen met een koude acquisitiemail, een follow-upmail na een gesprek die een afspraak oplevert, en een betalingsherinnering voor een openstaande factuur die de klant heel laat.
Eerste mail aan een prospect
Een koude mail die antwoord krijgt: één relevante observatie, één aanbod, één kleine vraag.
Schrijf een eerste mail aan de marketingmanager van een middelgrote webshop. Bij een shop van hun omvang hebben we de verwerkingstijd van retouren met 40% verkort. Vraag om 15 minuten volgende week. Geen buzzwords, onder de 120 woorden.
Onderwerp: Retourverwerking bij NortownGeachte mevrouw Van Dijk,bij een webshop van de omvang van Nortown hebben we de verwerkingstijd van retouren met 40% verkort: hetzelfde platform, dezelfde piek in het hoogseizoen.Heeft u volgende week 15 minuten om te kijken of dezelfde aanpak bij u werkt?Anders stuur ik de analyse graag als overzicht van één pagina.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Samenvatting na een gesprek
De mail die een goed gesprek dezelfde dag nog omzet in een afspraak op schrift.
Schrijf de mail na het eerste gesprek met een nieuwe klant: vat het probleem samen zoals hij het zelf beschreef, wat ik toegezegd heb te sturen en wanneer, en bevestig het volgende gesprek op de 12e om 10:00 uur.
Onderwerp: Samenvatting van ons gesprek van 5 maartGeachte heer Jansen,dank voor uw tijd vandaag. Zoals ik het begrepen heb: een klant aansluiten kost drie weken, en het meeste daarvan gaat op aan handmatige invoer.Donderdag stuur ik de offerte met de scope en twee referenties; u stemt het budget af met Karin.Het volgende gesprek staat op de 12e om 10:00 uur — laat u het weten als hierboven iets niet klopt?Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Herinneren aan een openstaande factuur
Zakelijk over het geld, soepel over de relatie — met de gegevens die een crediteurenafdeling nodig heeft.
Schrijf een betalingsherinnering voor factuur 2041 van € 4.800, veertien dagen over de vervaldatum. Vraag om een betaaldatum deze week, meld dat fase twee stilligt tot de betaling binnen is en bied aan de stukken opnieuw te sturen naar wie goedkeurt.
Onderwerp: Factuur 2041 — 14 dagen over de vervaldatumGeachte mevrouw Smit,factuur 2041 van € 4.800 had als vervaldatum 20 februari en staat bij ons nog altijd open.Kunt u deze week een betaaldatum bevestigen? Fase twee ligt stil tot de betaling binnen is.Blijft de factuur hangen in de goedkeuring, laat me dan weten bij wie — dan stuur ik de stukken daar rechtstreeks heen.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Solliciteren
Een sollicitatiebrief schrijven die bij de vacature past, een bedankmail na een sollicitatiegesprek sturen en een ontslagbrief opstellen zonder bruggen op te blazen bij de werkgever die je verlaat.
Sollicitatiebrief
Drie korte alinea's die je werkelijke ervaring koppelen aan precies deze vacature.
Schrijf een sollicitatiebrief voor een functie als senior data-analist bij een fintech. Zes jaar ervaring met betaalanalyse, de rapportagelaag van een start-up opgebouwd met SQL en dbt. Leg uit waarom juist dit bedrijf, drie korte alinea's.
Onderwerp: Sollicitatie senior data-analistGeachte mevrouw Bakker,hierbij solliciteer ik naar de functie van senior data-analist. Ik werk zes jaar in betaalanalyse en heb het afgelopen jaar de rapportagelaag van Paylane opnieuw opgebouwd met SQL en dbt.Wat mij in Finwise aanspreekt, is de stap naar selfservicerapportage: precies het vraagstuk dat ik het afgelopen jaar dashboard voor dashboard heb opgelost.Mijn cv vindt u in de bijlage; ik licht het graag persoonlijk toe.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Bedanken na een sollicitatiegesprek
Dezelfde avond: dank, het antwoord dat je wilt aanvullen en een duidelijk signaal dat je de baan nog wilt.
Schrijf een bedankmail op de avond van het laatste sollicitatiegesprek. Kom terug op de vraag over activatiecijfers die ik zwak beantwoordde, vul het getal aan dat ik niet wist en bevestig dat mijn interesse onveranderd is.
Onderwerp: Dank voor het gesprek van vandaagGeachte mevrouw Bakker,dank voor het gesprek van vandaag. Het deel over jullie rapportage-roadmap was het nuttigste uur van mijn week.Eén aanvulling: bij de activatiecijfers wist ik het getal niet — de activatie in week één was 38%, die hebben we later naar 52% gebracht.Mijn interesse in de functie is onveranderd groot; vragen beantwoord ik graag alsnog.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Ontslagbrief schrijven
Opzegtermijn netjes aangehouden, geen verwijten en een overdracht aangeboden — de versie die je aan HR doorstuurt.
Schrijf een opzegmail aan mijn leidinggevende: met een opzegtermijn van een maand is mijn laatste dag 30 april, ik bied aan het rapportageproces vast te leggen en lopend werk over te dragen, en ik bedank voor drie goede jaren. Kort en neutraal.
Onderwerp: Opzegging arbeidsovereenkomst per 30 aprilHoi Marieke,hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst op. Met de opzegtermijn van een maand is 30 april mijn laatste werkdag; de ondertekende brief lever ik vandaag in.Tot die tijd leg ik het rapportageproces vast en draag ik het lopende werk over — laat me weten hoe je het verdeeld wilt hebben.Dank voor de afgelopen drie jaar, ik heb hier veel geleerd.Met vriendelijke groet, Thomas
Lastige mails
Als het gesprek moeilijk ligt: een excuusmail schrijven na een fout, een klachtmail met verzoek om terugbetaling opstellen en slecht nieuws brengen zonder de relatie te verspelen.
Excuses aanbieden voor een fout
In de eerste zin toegeven, in de tweede herstellen — en je niet een alinea lang verantwoorden.
Schrijf excuses aan een klant: in het rapport van vorige maand hebben we de regiocijfers omgedraaid en zij heeft het aan haar bestuur gepresenteerd. Leg uit wat er is gebeurd, noem de gecorrigeerde versie in de bijlage en wat we hebben aangepast.
Onderwerp: Gecorrigeerd februarirapport — mijn excusesGeachte mevrouw Smit,in het februarirapport stonden de regiocijfers omgedraaid. Mijn excuses daarvoor, zeker omdat u het rapport aan uw bestuur heeft gepresenteerd.In de bijlage vindt u de gecorrigeerde versie: de totalen zijn ongewijzigd, alleen de verdeling Noord en West wijkt af.We hebben een tweede controle toegevoegd voordat er iets naar een klant gaat. Desgewenst licht ik de correctie zelf toe aan uw bestuur.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Klacht en verzoek om terugbetaling
Data, bestelnummer, wat er mis is en wat je eist: de mail waar klantenservice iets mee kan.
Schrijf een klacht aan een webshop: bestelling A-77213, de laptopstandaard kwam met een barst aan en de klantenservice wil dat ik hem op eigen kosten terugstuur. Ik eis vervanging of terugbetaling van € 129 binnen 14 dagen. Zakelijk, feitelijk, niet onbeleefd.
Onderwerp: Bestelling A-77213 — beschadigd artikel, verzoek om terugbetalingGeachte heer, mevrouw,bestelling A-77213 kwam op 4 maart aan met een barst dwars door de voet van de laptopstandaard; de foto's zaten bij mijn eerste bericht van 5 maart.Uw antwoord vraagt mij het artikel op eigen kosten terug te sturen. Bij transportschade zijn die kosten niet voor mijn rekening.Ik verzoek u binnen veertien dagen te vervangen of € 129 terug te betalen.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Slecht nieuws brengen
Uitstel, afzegging of een nee: vroeg gezegd, helder gezegd en meteen met het vervolg erbij.
Schrijf aan een klant dat de livegang verschuift van 30 april naar 21 mei omdat de betaalkoppeling de belastingtest niet heeft doorstaan. Neem verantwoordelijkheid voor de planning, geef het nieuwe plan en bied deze week een gesprek aan.
Onderwerp: Livegang verschuift naar 21 meiGeachte heer Jansen,ik zeg het u liever vroeg: de livegang verschuift van 30 april naar 21 mei. De betaalkoppeling heeft de belastingtest niet doorstaan, en zo live gaan zou echte bestellingen in gevaar brengen.De aanpassing is begroot en in uitvoering; de rest van het werk is af en staat op de testomgeving.Woensdag of donderdag loop ik de nieuwe planning graag met u door.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Privé en instanties
Een bedankmail die verder gaat dan één regel, een formeel verzoek aan een bank of instantie waar echt op gereageerd wordt, en een uitnodiging voor een feest die je per mail rondstuurt.
Iemand goed bedanken
Voor een aanbeveling, een introductie of een gunst — concreet genoeg om niet als sjabloon te lezen.
Schrijf een bedankje aan een oud-collega die mij heeft aanbevolen voor een baan die ik inmiddels heb gekregen. Zeg wat haar aanbeveling werkelijk mogelijk heeft gemaakt en bied hulp terug aan. Persoonlijk, zonder plichtplegingen.
Onderwerp: Ik heb de baan — dank je welHoi Lotte,vanochtend heb ik getekend. Zonder jouw aanbeveling had daar eerlijk gezegd niemand mijn cv geopend.De teamleider zei zelf dat jouw bericht het bovenop de stapel heeft gelegd.Moet ik ooit ergens een goed woordje voor je doen: zeg het maar, ik sta bij je in het krijt.Echt bedankt, Thomas
Verzoek aan een bank of instantie
Een formeel verzoek met rekeningnummer, periode en deadline — alles wat de behandelaar nodig heeft.
Schrijf een formele mail aan mijn bank: ik vraag de jaaropgave van de in 2025 betaalde hypotheekrente op, rekeningnummer eindigend op 4471, als pdf naar dit adres en vóór 10 april voor mijn belastingaangifte. Beleefd en precies.
Onderwerp: Verzoek jaaropgave hypotheekrente 2025Geachte heer, mevrouw,hierbij verzoek ik u om de jaaropgave van de in 2025 betaalde hypotheekrente voor de rekening die eindigt op 4471.Een pdf naar dit adres volstaat. Ik heb de opgave vóór 10 april nodig voor mijn belastingaangifte.Heeft u aanvullende gegevens van mij nodig, dan hoor ik het graag.Met vriendelijke groet, Thomas Visser
Uitnodiging voor een feest
Wie, waar, wanneer en wat mee te nemen: een uitnodiging die je met één regel beantwoordt.
Schrijf een uitnodiging aan vrienden voor het housewarmingfeest op zaterdag 12 april vanaf 18.00 uur: informeel, kinderen welkom, geen cadeaus, wie wil neemt iets te eten mee. Vraag om een reactie vóór woensdag zodat ik weet hoeveel ik moet koken.
Onderwerp: Housewarming op zaterdag 12 aprilHoi allemaal,de dozen zijn eindelijk uitgepakt: we vieren de nieuwe woning op zaterdag 12 april vanaf 18.00 uur, Lindelaan 7.Heel informeel, kinderen zijn welkom en cadeaus hoeven echt niet — wie zin heeft, neemt iets te eten mee.Laat vóór woensdag even weten of je komt, dan weet ik voor hoeveel mensen ik kook.Tot dan, Thomas en Sara