Prompt per email: un brief pronto per ogni occasione
Scrivere una email professionale diventa questione di un minuto quando il brief è già pronto. Sedici richieste dicono a chi è rivolta l'email, che cosa deve ottenere e con quale tono scriverla: cambia i nomi, applica e invia.
Corrispondenza di lavoro
Chiedere una cosa a un collega senza girarci intorno, rifiutare con garbo, sollecitare una risposta a una mail senza sembrare insistenti e mandare alla responsabile l'aggiornamento sul progetto.
Chiedere qualcosa a un collega
Una richiesta chiara, con scadenza e motivo: così non finisce in fondo alla casella.
Scrivi un'email a Giulia dell'amministrazione: mi servono le fatture dei fornitori del terzo trimestre entro venerdì, altrimenti non chiudiamo il trimestre. Offriti di cercarle tu se sono sparse tra più cartelle.
Oggetto: Fatture fornitori terzo trimestre — entro venerdì?Ciao Giulia,mi mandi le fatture dei fornitori del terzo trimestre entro venerdì? Senza quelle non chiudiamo il trimestre in tempo.Se sono sparse tra più cartelle dimmi dove sono e me le recupero io.Grazie mille, Luca
Rifiutare con garbo
Declinare un incarico o una riunione senza scusarsi tre volte e senza chiudere la porta.
Scrivi una risposta per declinare l'invito a entrare in un nuovo gruppo di lavoro. Questo mese ho un lancio e non posso prendermelo, ma fra due settimane posso rileggere la loro bozza. Cordiale e breve.
Oggetto: Re: Gruppo di lavoroCiao Marco,grazie per avermi pensato. Questo mese però non ce la faccio: il lancio mi assorbe del tutto ed esserci a metà non aiuterebbe nessuno.Fra due settimane leggo volentieri la bozza e vi mando le osservazioni.A presto, Luca
Sollecitare una risposta
La seconda email: tono garbato e sostanza chiara, una decisione la state ancora aspettando.
Scrivi un sollecito a un cliente che da dieci giorni non risponde alla mia proposta. Ripeti l'unica decisione che mi serve, indica una data e lascia che possa dire con tranquillità che il progetto slitta.
Oggetto: Sollecito — proposta del 3 settembreGentile Dott. Greco,torno sulla proposta che le ho inviato il 3 settembre: mi serve soltanto un sì o un no sull'avvio a ottobre.Se i tempi si sono spostati, me lo dica pure con franchezza: tengo lo slot in calendario fino a venerdì.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Aggiornamento per la responsabile
Un aggiornamento settimanale che apre con il rischio e la decisione in sospeso, invece di nasconderli.
Scrivi l'aggiornamento settimanale del progetto per la mia responsabile: la migrazione è in linea, i test sono indietro di due giorni per colpa del fornitore e serve una decisione sulla licenza aggiuntiva entro mercoledì. Fatti, niente riempitivi.
Oggetto: Migrazione — aggiornamento della settimana 24Gentile Dott.ssa Conti,la migrazione è in linea, la data del 30 regge. I test sono indietro di due giorni dopo il ritardo del fornitore, al momento senza effetti sulla messa in produzione.Da lei serve una decisione: la licenza aggiuntiva, entro mercoledì, altrimenti i test finiscono nella settimana del lancio.Il dettaglio è nel documento di progetto; martedì lo ripercorro volentieri con lei.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Clienti e vendite
La prima email a un potenziale cliente, il riepilogo dopo un incontro commerciale che trasforma le parole in accordo e il sollecito di pagamento per una fattura scaduta, scritto senza imbarazzo.
Prima email a un potenziale cliente
Un contatto a freddo a cui si risponde: un'osservazione pertinente, una proposta, una richiesta piccola.
Scrivi una prima email alla responsabile marketing di un negozio online di medie dimensioni. A un negozio della loro dimensione abbiamo ridotto del 40% i tempi di gestione dei resi. Chiedi 15 minuti la prossima settimana. Niente frasi fatte, meno di 120 parole.
Oggetto: Gestione dei resi da NortownGentile Sig.ra Ferrari,a un negozio delle dimensioni di Nortown abbiamo ridotto del 40% i tempi di gestione dei resi: stessa piattaforma, stesso picco sotto Natale.Avrebbe 15 minuti la prossima settimana per capire se lo stesso intervento regge anche da voi?In alternativa le mando volentieri la sintesi in una pagina.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Riepilogo dopo un incontro
L'email che trasforma una buona conversazione in un impegno scritto, lo stesso giorno.
Scrivi l'email successiva al primo incontro con un cliente nuovo: riassumi il problema come lo ha descritto lui, che cosa mi sono impegnato a mandare ed entro quando, e conferma la prossima call il 12 alle 10:00.
Oggetto: Riepilogo dell'incontro del 5 marzoGentile Dott. Greco,grazie per il tempo dedicatomi. Se ho capito bene: attivare un cliente vi richiede tre settimane e gran parte del tempo se ne va in inserimento manuale dei dati.Entro giovedì le invio il preventivo con il perimetro delle attività e due referenze; lei verifica il budget con Carla.La prossima call resta fissata il 12 alle 10:00 — mi corregga se qualcosa non torna.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Sollecitare una fattura non pagata
Fermi sui soldi e attenti al rapporto, con i riferimenti che servono a chi prepara i pagamenti.
Scrivi un sollecito di pagamento per la fattura 2041 da 4.800 €, scaduta da 14 giorni. Chiedi di confermare una data di pagamento questa settimana, precisa che la seconda fase è ferma fino all'incasso e offriti di rimandare i documenti a chi approva.
Oggetto: Fattura 2041 — scaduta da 14 giorniGentile Sig.ra De Luca,la fattura 2041, di 4.800 €, era in scadenza il 20 febbraio e ci risulta ancora aperta.Può confermarmi una data di pagamento entro questa settimana? La seconda fase resta ferma fino all'incasso.Se è bloccata in approvazione mi indichi il riferimento: invio i documenti direttamente a chi deve autorizzarla.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Ricerca di lavoro
La lettera di presentazione da allegare alla candidatura, l'email di ringraziamento dopo un colloquio che tiene vivo il contatto e una lettera di dimissioni con preavviso, senza bruciare i ponti.
Lettera di presentazione
Tre paragrafi brevi che legano la tua esperienza reale a questo annuncio, non a uno qualsiasi.
Scrivi la lettera di presentazione per una posizione da data analyst senior in una fintech. Sei anni di analisi sui pagamenti, ho ricostruito la reportistica di una startup con SQL e dbt. Spiega perché proprio questa azienda, tre paragrafi brevi.
Oggetto: Candidatura per data analyst seniorGentile Dott.ssa Marino,le scrivo per candidarmi alla posizione di data analyst senior. Da sei anni lavoro sull'analisi dei pagamenti e nell'ultimo anno ho ricostruito la reportistica di Paylane con SQL e dbt.Di Finwise mi interessa il passaggio alla reportistica in autonomia: è esattamente il problema che ho affrontato, un cruscotto dopo l'altro.Allego il curriculum e resto a disposizione per un colloquio.Distinti saluti, Luca Ferraro
Ringraziare dopo un colloquio
La sera stessa: grazie, la risposta che vuoi precisare e un segnale chiaro che la posizione ti interessa ancora.
Scrivi un'email di ringraziamento la sera del colloquio finale. Riprendi la domanda sulle metriche di attivazione a cui ho risposto male, aggiungi il dato che non ricordavo e conferma che la posizione mi interessa ancora molto.
Oggetto: Grazie per il colloquio di oggiGentile Dott.ssa Marino,grazie per l'incontro di oggi: la conversazione sul vostro piano di reportistica è stata l'ora più utile della mia settimana.Una precisazione: sulle metriche di attivazione non ricordavo il dato — l'attivazione della prima settimana era al 38% e l'abbiamo portata al 52%.La posizione continua a interessarmi molto e resto disponibile per qualsiasi chiarimento.Distinti saluti, Luca Ferraro
Lettera di dimissioni
Preavviso rispettato, nessuna recriminazione e un passaggio di consegne offerto: la versione da girare al personale.
Scrivi un'email di dimissioni alla mia responsabile: ultimo giorno fra un mese di preavviso, mi offro di documentare il processo di reportistica e passare le attività aperte, e ringrazio per tre buoni anni. Breve e neutra.
Oggetto: Comunicazione di dimissioniGentile Dott.ssa Conti,le comunico le mie dimissioni dalla posizione attuale: rispettando il preavviso, l'ultimo giorno di lavoro sarà il 30 aprile e provvedo oggi stesso alla comunicazione telematica.Da qui ad allora documenterò il processo di reportistica e passerò le attività aperte: mi dica come preferisce suddividerle.La ringrazio per questi tre anni, qui ho imparato molto.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Email scomode
Una email di scuse dopo un errore tuo, una richiesta di rimborso che l'azienda non può archiviare e una brutta notizia da dare al cliente per iscritto, con il rapporto che sopravvive al messaggio.
Scusarsi per un errore
Ammetterlo nella prima riga, correggerlo nella seconda e non giustificarsi per un intero paragrafo.
Scrivi delle scuse a una cliente: nel report del mese scorso abbiamo invertito i dati per area e lei lo ha presentato al suo consiglio. Spiega che cosa è successo, indica il file corretto in allegato e che cosa abbiamo cambiato perché non si ripeta.
Oggetto: Report di febbraio corretto e le mie scuseGentile Sig.ra De Luca,nel report di febbraio i dati per area erano invertiti. Me ne scuso, tanto più che lei lo ha presentato al suo consiglio.In allegato trova la versione corretta: i totali non cambiano, differisce soltanto la ripartizione tra Nord e Centro.Abbiamo introdotto una seconda verifica prima di ogni invio al cliente. Se le è utile, spiego io stesso la correzione al suo consiglio.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Reclamo e richiesta di rimborso
Date, numero d'ordine, difetto e richiesta precisa: l'email su cui l'assistenza può davvero agire.
Scrivi un reclamo a un negozio online: ordine A-77213, il supporto per portatile è arrivato crepato e l'assistenza mi chiede di rispedirlo a mie spese. Chiedo la sostituzione o il rimborso di 129 € entro 14 giorni. Fermo, documentato, mai scortese.
Oggetto: Ordine A-77213 — prodotto danneggiato, chiedo il rimborsoSpettabile servizio clienti,l'ordine A-77213 è arrivato il 4 marzo con la base del supporto crepata; le fotografie erano allegate al mio primo messaggio del 5 marzo.La vostra risposta mi chiede di rispedirlo a mie spese: trattandosi di un danno da trasporto, non è una spesa che mi compete.Chiedo la sostituzione del prodotto o il rimborso di 129 € entro quattordici giorni, come previsto dalla garanzia legale di conformità.Distinti saluti, Luca Ferraro
Dare una cattiva notizia
Un rinvio, un annullamento o un no: detto presto, detto chiaro e accompagnato da che cosa succede ora.
Scrivi a un cliente per spiegare che il lancio slitta dal 30 aprile al 21 maggio perché l'integrazione dei pagamenti non ha superato i test di carico. Assumiti la responsabilità dei tempi, dai il nuovo piano e proponi una call questa settimana.
Oggetto: Lancio spostato al 21 maggioGentile Dott. Greco,preferisco dirglielo subito: il lancio slitta dal 30 aprile al 21 maggio. L'integrazione dei pagamenti non ha superato i test di carico e pubblicarla così metterebbe a rischio gli ordini reali.L'intervento è stimato ed è già in corso; il resto dello sviluppo è finito e si trova sull'ambiente di collaudo.Mercoledì o giovedì sono disponibile per ripercorrere con lei il piano aggiornato.Cordiali saluti, Luca Ferraro
Privato e pratiche
Un ringraziamento che si sente, una richiesta formale alla banca o a un ufficio scritta come vogliono loro e l'invito alla festa di compleanno da mandare per email a trenta persone insieme.
Ringraziare come si deve
Per una segnalazione, una presentazione o un favore: abbastanza specifico da non sembrare un modello.
Scrivi un ringraziamento a un'ex collega che mi ha segnalato per un lavoro che ora mi hanno offerto. Di' che cosa ha reso possibile davvero la sua segnalazione e offri aiuto in cambio. Personale, senza formalità.
Oggetto: Ho firmato — grazie a teCiao Chiara,stamattina ho firmato. Senza la tua segnalazione il mio curriculum, sinceramente, non lo avrebbe aperto nessuno.La responsabile del team mi ha detto che è stata la tua nota a portarlo in cima alla pila.Se ti serve che parli con qualcuno o che ti dia una mano, chiedi pure: te lo devo.Grazie davvero, Luca
Richiesta a una banca o a un ufficio
Una richiesta formale con numero di rapporto, periodo e scadenza: tutto ciò che serve a chi la lavora.
Scrivi un'email formale alla mia banca: chiedo la certificazione degli interessi passivi del mutuo per l'anno 2025, conto che termina con 4471, in PDF a questo indirizzo ed entro il 10 aprile per la dichiarazione dei redditi. Cortese e preciso.
Oggetto: Richiesta certificazione interessi passivi 2025Spettabile Banca,chiedo cortesemente la certificazione degli interessi passivi corrisposti sul mutuo nell'anno 2025, relativa al conto che termina con 4471.È sufficiente un PDF inviato a questo indirizzo. Mi serve entro il 10 aprile per la dichiarazione dei redditi.Resto a disposizione qualora vi occorressero ulteriori dati da parte mia.Distinti saluti, Luca Ferraro
Invito a una festa
Chi, dove, quando e che cosa portare: un invito a cui si risponde con una riga.
Scrivi un invito agli amici per la festa di inaugurazione della casa sabato 12 aprile dalle 19:00: informale, bambini benvenuti, niente regali, chi vuole porti qualcosa da mangiare. Chiedi conferma entro mercoledì per organizzare le quantità.
Oggetto: Inaugurazione della casa, sabato 12 aprileCiao a tutti,abbiamo finalmente svuotato gli scatoloni: vi aspettiamo sabato 12 aprile dalle 19:00 nella casa nuova, in via dei Tigli 7.Tutto molto informale, i bambini sono benvenuti e non serve alcun regalo: chi vuole porti qualcosa da mangiare.Fatemi sapere entro mercoledì, così capisco per quante persone cucinare.A sabato, Luca e Sara