Ambtelijke taal: hoe je die vindt en uit je tekst haalt

"Overgaan tot uitgifte van de passen" klinkt goed in een interne memo — daarvoor zijn memo's er. Ambtelijke taal ontstaat wanneer formuleringen van officiële documenten opduiken waar ze niet nodig zijn. Dezelfde formulering in een e-mail aan een collega voelt vreemd, omdat je in een gesprek nooit zo zou praten.

Eén losse uitdrukking is iets anders dan een stijl die uit veel van die uitdrukkingen bestaat. "De bovengenoemde" of "gezien het voorgaande" doet een alinea op zichzelf geen kwaad; een dozijn ervan in één alinea wel.

Waar komt het vandaan, als we normaal niet zo praten? Simpel gezegd is ambtelijke taal een soort harnas. Het maakt een tekst serieuzer, verdunt de verantwoordelijkheid ("er is een besluit genomen" — door wie?) en bespaart de moeite om eigen woorden te zoeken als kant-en-klare uitdrukkingen voorhanden zijn. Een andere oorzaak is school, waar een formele toon gold als teken van goed werk.

Het probleem is niet dat stijve woorden lelijk zijn. Ze vertragen het lezen: in plaats van een handeling krijgt de lezer een zelfstandig naamwoord, in plaats van een handelend persoon een lijdende vorm, en de betekenis moet gereconstrueerd worden. Daarom zoek je ambtelijke taal eerst aan de hand van kenmerken, en verwijder je die daarna met technieken.

De kenmerken van ambtelijke taal komen steeds terug, dus je kunt ze bijna mechanisch opsporen. Hieronder zeven markers. Komen er meerdere achter elkaar voor in één alinea, herschrijf dan de hele alinea in plaats van woord voor woord te lappen.

• Naamwoordstijl. "Uitvoering", "totstandkoming", "waarborging van", "gebruik van": de handeling zit verstopt in het zelfstandig naamwoord, het werkwoord is nog maar een steunpilaar.
• Lijdende vorm zonder handelend persoon. "Er is besloten", "de werkzaamheden zijn uitgevoerd" — door wie, blijft onduidelijk.
• Stapelconstructies. "De kwestie van de verhoging van het niveau van de kwaliteit van de klantenservice" — vijf zelfstandige naamwoorden achter elkaar, de meeste op elkaar gestapeld.
• Voorzetselvulling. "Ten behoeve van", "met betrekking tot", "in het geval dat", "in het kader van", "ten aanzien van".
• Werkwoordkrukken. "Is", "vormt", "heeft het karakter van".
• Stopwoorden. "De bovengenoemde", "de voornoemde", "de betreffende", "de desbetreffende", "bepaalde".
• Rituele inleidingen. "Er zij op gewezen dat", "het is van belang te benadrukken", "zoals bekend", "wij vestigen graag uw aandacht op het feit dat".

Naast deze kenmerken staan clichés — "in de huidige tijd", "tegenwoordig", "speelt een belangrijke rol". Ze zijn op zichzelf geen ambtelijke taal, maar wonen in dezelfde buurt en worden met dezelfde technieken verwijderd.

De technieken lopen van de meest voorkomende vervangingen naar de fijnere. Om ambtelijke taal uit een tekst te halen hoef je niet alle twaalf op elke zin toe te passen — meestal volstaan de eerste vijf, de rest is voor formuleringen die daarna nog stijf klinken. Dat is het echte antwoord op hoe je helder schrijft: geen woordlijsten uit je hoofd leren, maar het mechanisme zien.

De voorbeelden van ambtelijke taal hieronder staan in een tabel die je kunt kopiëren en bij het redigeren bij de hand houden. Het alternatief rechts is niet de enige optie — probeer het uit en controleer of de betekenis overeind blijft.

Waarmee vervang je een ambtelijke uitdrukking die niet in de tabel staat? Met hetzelfde mechanisme: handelingszelfstandignaamwoord naar werkwoord, samengesteld naar simpel, algemeen naar concreet. De persoonlijke lijst met ambtelijke uitdrukkingen is voor elke auteur anders, en nieuwe gevallen moet je zelf blijven vinden.

Ambtelijke taal in een zakelijke brief komt vooral voor omdat de schrijver bang is onprofessioneel over te komen. Hieronder een servicemelding en de versie ervan na toepassing van de technieken uit dit artikel.

Let op: er is niets nieuws aan de brief toegevoegd. De verleiding om "we lossen dit zo snel mogelijk op" toe te voegen is groot, maar die belofte staat niet in het origineel en hoort dus niet thuis in de redactie. Stilistische redactie zou niets moeten veranderen aan wat er daadwerkelijk beloofd wordt — die regel geldt voor elke zakelijke correspondentie.

Stijve formuleringen zijn geen taalfout, maar een gereedschap dat bij bepaalde tekstsoorten hoort. Formele taal vraagt om eenduidigheid, vaste formules en het ontbreken van emotionele kleuring, en daar werken zulke uitdrukkingen goed. Ze uit een juridisch document halen betekent de tekstsoort veranderen — soms ook de juridische betekenis.

• de tekst een contract, beschikking, klacht of antwoord op een officieel verzoek is;
• de formulering is vastgelegd in een sjabloon, verordening of wet;
• de formulering geciteerd kan worden in een geschil, waar precisie belangrijker is dan gemak;
• de lezer precies die toon verwacht, en informele taal als onprofessioneel zou overkomen.

Overal elders is ambtelijke taal alleen maar hinderlijk: in brieven, nieuwsbrieven, posts, instructies, websiteteksten. Een simpele vuistregel: wordt het document ondertekend, laat de formele taal staan; wordt het gelezen, haal die eruit.

Een tekst controleren op ambtelijke taal kan snel als je een lijst volgt in plaats van op gevoel te werken. Kopieer de checklist en loop hem na voordat je iets verstuurt.

• Geen steunwerkwoorden zoals "uitvoeren", "verrichten", "garanderen" naast handelingszelfstandignaamwoorden.
• "Is", "vormt", "heeft het karakter van" zijn vervangen of geschrapt.
• Bij elke lijdende constructie is de handelende persoon genoemd, of die is echt onbelangrijk.
• Geen stapelconstructies langer dan drie zelfstandige naamwoorden achter elkaar.
• "Ten behoeve van", "met betrekking tot", "in het kader van", "ten aanzien van", "in het geval dat" vervangen door simpele voorzetsels.
• "De bovengenoemde", "de voornoemde", "de betreffende", "de desbetreffende" geschrapt.
• Geen rituele inleidingen zoals "er zij op gewezen dat".
• Abstracte "maatregelen", "aspecten", "aangelegenheden" vervangen door iets concreets.
• De tekst is hardop gelezen, en je bent over geen enkele zin gestruikeld.

Stijl is maar één laag van de redactie. Wil je dieper gaan, in structuur en logica, dan is er een apart artikel over hoe je je eigen tekst in zeven rondes redigeert.

Klinkt een alinea hardnekkig stijf en is er geen tijd om te ontleden, dan kun je de eerste ronde aan een tool overlaten. In "Tekst verbeteren" van iBro plak je een tekst en klik je op "Tekst verbeteren" — de tool haalt ambtelijke taal en tautologieën eruit en verscherpt de formuleringen. Het resultaat verschijnt naast het origineel, zodat elke wijziging zichtbaar is. Voelt de redactie te voorzichtig, klik dan onder het resultaat opnieuw op "Tekst verbeteren": de tool stuurt dezelfde oorspronkelijke tekst opnieuw in en levert een nieuw, zelfstandig resultaat — geen voortzetting van het vorige, er is geen geheugen tussen pogingen.

Het resultaat kun je kopiëren, als bestand downloaden (PDF of .docx) of via een link delen; eerdere pogingen blijven 30 dagen bewaard in de aanvraaggeschiedenis. Tekens per aanvraag: tot 6000. Gratis pogingen per dag zonder account: 3, een limiet die alle AI-tools van de site delen; voorwaarden voor een geregistreerd account staan op de pagina tarieven.

Het eerlijke voorbehoud: de tool redigeert de vorm, niet de inhoud. Hij weet niet welke formulering jouw organisatie voorschrijft, en kan een verplichte formule inruilen voor een natuurlijke. Laat er dus geen contracten of officiële antwoorden doorheen lopen — bij brieven en posts vergelijk je het resultaat wel met het origineel via de checklist hierboven. Probeer het op één alinea in Tekst verbeteren en vergelijk het met wat je zelf met de hand zou hebben gedaan.

Ambtelijke taal verdwijnt niet door talent, maar door gewoonte: kenmerk herkennen, techniek toepassen, controleren door hardop te lezen, opnieuw. Begin met de twee meest voorkomende vervangingen — het werkwoord teruggeven, de handelende persoon noemen — en het grootste deel van de stijfheid verdwijnt. Houd de vervangingstabel en checklist bij de hand tijdens het redigeren, en laat formele taal staan waar die hoort: in documenten. Je kunt een concept van een brief of post eerst door Tekst verbeteren laten lopen en daarna met de hand afwerken met de checklist.